Запис змін прізвища працівника у трудовій книжці: що робити

Якщо на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки вже немає вільного місця для запису підстави зміни прізвища, роботодавець повинен оформити вкладиш до трудової книжки або внести запис про підстави зміни прізвища на внутрішньому боці обкладинки наприкінці трудової книжки.

Порядок внесення змін про зміну прізвища регулюється пунктом 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15 . Згідно з цією нормою, зміну записів про прізвище, ім'я та по батькові здійснює роботодавець за останнім місцем роботи на підставі документів: паспорта, свідоцтва про шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені тощо з обов'язковим посиланням на номер і дату цих документів. Порядок оформлення вкладиша регламентує пункт 3.1 тієї ж Інструкції № 58.

Якщо на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки бракує місця для чергового запису підстави, слід дотримуватися такої послідовності:

- Працівниця має надати заяву про внесення змін до кадрових документів, новий паспорт та документ-підставу (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу або про зміну імені). Надаємо для зручності шаблон «Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)» Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища);

- Роботодавець видає наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових документів та трудової книжки у зв'язку зі зміною прізвища;

- На титульному аркуші трудової книжки необхідно закреслити попереднє прізвище однією рискою так, щоб його можна було прочитати і поряд (або вище) записати нове;

- Підставу для зміни прізвища (реквізити документа паспорта, свідоцтва про шлюб тощо) зазначити на обкладинці наприкінці трудової книжки, якщо там залишилось місце, або на внутрішньому боці обкладинки вкладиша;

- Завірити запис підписом відповідальної кадрової особи та печаткою підприємства (за наявності).

Вкладиш вшивається безпосередньо у трудову книжку і ведеться в такому самому порядку, що й сама книжка, без трудової книжки вкладиш є недійсним.

Важливо, якщо працівниця висловлює бажання, щоб усе було «письмово записано» саме в паперовій трудовій книжці попри відсутність місця, роботодавець не має права ігнорувати та має внести відповідні записи.

Ще більше інформації у статті «Записи до трудової книжки - 2026: правила, актуальні зразки» https://kadroland.com/news/9056-zapisi-do-trudovoyi-knizki-2026-pravila-aktualni-zrazki та мінікурсі «Трудова книжка при прийнятті на роботу після 10.06.2026: новий алгоритм дій кадровика» https://kadroland.com/news/10624-trudova-knizka-pri-priinyatti-na-robotu-pislya-10062026-novii-algoritm

Раді допомогти, звертайтесь ще!