Записи до трудової книжки – 2026: правила, актуальні зразки

1. Два механізми внесення записів
2. Записи у паперові трудові книжки: як внести
3. Строки внесення записів
4. Вимоги до записів
5. Як правильно оформити запис у трудовій книжці
6. Записи про сумісництво та інші варіанти роботи
7. Висновки

Два механізми внесення записів

З процесом переходу на електронну трудову книжку, який наближається до завершення, питання зберігання паперових трудових книжок працівників ще залишається актуальним. Зокрема, ПФУ не надав уточнень щодо подальшого використання паперових трудових книжок. Тому на цей час існують дві основні ситуації:

1. Паперова трудова книжка зберігається на підприємстві. Це допустимо, коли трудові відносини з працівником виникли до 10 червня 2021 року.
2. Паперова трудова книжка зберігається у працівника. Це стосується випадків, коли трудові відносини виникли після 10 червня 2021 року.

І від цього залежить процедура внесення записів до паперової трудової книжки. Річ у наступному: якщо паперова трудова книжка зберігається на підприємстві, ми керуємося виключно Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58), яка чітко диктує, коли саме ми маємо вносити записи до паперової трудової книжки.

Отже, якщо паперова трудова книжка ще на підприємстві, то всі випадки, такі як переведення, звільнення тощо, ми апріорі маємо вносити до трудової книжки без будь-яких заяв чи додаткових вимог від працівника. Усе відбувається автоматично.

Зовсім інша ситуація, якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника. В ст. 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) говориться, що запис робиться у трудовій книжці на вимогу працівника. Зауважимо, ні ст. 48 КЗпП, ні Інструкція № 58 не визначають форму вимоги працівника про внесення запису до трудової книжки. Вимога може бути письмовою (за заявою працівника) або усною. Без такої вимоги, роботодавець не зобов'язаний вносити записи до трудової книжки працівника.

Записи у паперові трудові книжки: як внести

Незалежно від того, де зберігається паперова трудова книжка – на підприємстві чи в працівника, механізм внесення записів залишається однаковим. Ми керуємося Інструкцією № 58, яка прописує чіткий порядок внесення записів про прийняття на роботу, переведення, звільнення, нагороди та заохочення. Хоч Інструкція й не оновлювалася, вона є єдиним документом, на який ми спираємося. Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки тут.

Строки внесення записів

Новоприйнятому працівникові слід заповнити трудову книжку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу, як передбачено ч. 2 ст. 48 КЗпП.

Про строк внесення запису працівника, який вже працює на підприємстві йде мова в Інструкції № 58. Так, відповідно до п. 2.4 Інструкції № 58, не пізніше тижневого строку вносяться усі записи до трудової книжки про:

1. прийняття на роботу;
2. переведення на іншу постійну роботу;
3. нагороди та заохочення.

Запис про звільнення вноситься у день звільнення. Такі записи вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Увага! На нашу думку, обов’язкового тижневого строку внесення записів слід дотримуватися щодо працівників, прийнятих до 10.06.2021 року, чиї трудові книжки зберігаються у роботодавця. Для прийнятих після 10.06.2021 року запис може бути внесений і пізніше тижневого строку, на вимогу з боку працівника

Вимоги до записів

Записи у трудовій виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник прийнятий на роботу 14 серпня 2025 року, у графі 2 трудової книжки записуємо «14.08.2025».

Записи виконуйте акуратно, кульковою ручкою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів

Як правильно оформити запис у трудовій книжці

Прийняття на роботу

1. У графі 3 пишемо повну назву підприємства.
2. У графі 1 – порядковий номер запису.
3. У графі 2 – дату прийняття.
4. У графі 3 – зазначаємо посаду працівника.

Посада має бути оформлена згідно з вимогами Класифікатора професій, що діє на момент прийняття.

Переведення на іншу посаду

При переведенні також вносимо відповідний запис, наприклад:

Переведено на посаду менеджера з персоналу відділу кадрів

Тут обов'язково посилаємось на наказ, що підтверджує переведення.

Звільнення

Запис про звільнення обов'язково включає підставу для звільнення та посилання на норму КЗпП:

Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України

або

Звільнений за угодою сторін, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП України.

Ми також посилаємось на відповідний наказ.

При цьому нижче у графі 3 зазначають посаду особи, уповноваженої засвідчувати записи в трудових книжках – зазвичай це керівник підприємства або визначений ним представник (найчастіше працівник кадрової служби). Навпроти зазначеної посади ставлять особистий підпис уповноваженої особи та вказують її ініціали й прізвище. Також проставляється печатка (за наявності).

Наприклад: Запис про звільнення за власним бажанням без поважних причин:

1. У графі 1 вказуємо порядковий номер (наступний за попереднім).
2. У графі 2 вказуємо дату внесення виправлення.
3. У графі 3 пишемо: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.
4. У графі 4 вказуємо: Наказ від 06.03.2026 р. № 85/к/тр.

Записи про сумісництво та інші варіанти роботи

Сумісництво: Записи про роботу за сумісництвом вносяться за бажанням працівника лише за основним місцем роботи одним рядком:

Із ____ по ____ працювала в ТОВ ___ на посаді ____за сумісництвом

В графі 4 зазначають номери та дати копії наказів про звільнення та прийняття. Якщо говорити про внутрішнє сумісництво, то посилаємося на оригінали наказів.

Тимчасове переведення, неповний робочий час, дистанційна робота: Ці дані не вносять до трудової книжки, а також не вносять записи про відпустки до 3 років чи про призупинення дії трудового договору.

Висновки

1. Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, записи вносяться автоматично після видачі наказу.
2. Коли трудова книжка знаходиться у працівника, записи вносять лише на його вимогу.
3. Всі записи повинні відповідати наказам та здійснюватися згідно з Інструкцією №58.

Наталія ВОВЧЕНКО, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про внесення запису до трудової книжки

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Статті на тему:

Як і коли передавати сканкопію наказу на вебпортал ПФУ

Як перевірити: чи передані сканкопії трудової книжки (посібник в картинках)

Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі

Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці