- Коли потрібно сканувати накази
- Як підготувати наказ до сканування
- Як роботодавцю оцифрувати наказ
- Як оцифрувати наказ працівнику
- Як зрозуміти, що сканкопію прийнято
Коли потрібно сканувати накази
Перш за все нагадаємо, що у роботодавця немає безумовного обов’язку сканувати чи оцифровувати трудові книжки працівників. Роботодавець є одним із суб’єктів, хто може це зробити, на рівні з працівником та територіальним органом ПФУ.
Водночас, якщо ви вирішили передавати сканкопії на портал ПФУ, то «за замовчування» слід передати тільки сканкопії трудових книжок працівників!
Зокрема, не треба передавати сканкопії усіх наказів про прийняття, звільнення і переведення (про це ми говорили тут). Також не вимагається передавати сканкопії всіх документів, що підтверджують кожен запис в трудовій книжці (про це – тут).
Для допитливих нагадуємо.
Якщо розібратися, то після запровадження персоніфікованого обліку більшість відомостей про трудову діяльність працівника потрапляють до Реєстру застрахованих осіб (далі – РЗО) через Податковий розрахунок (зокрема, додаток Д5) та повідомлення про прийняття працівника на роботу, яке подається до податкової при працевлаштуванні.
Водночас основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, є трудова книжка (п. 1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою КМУ від 12.08.1993 №637). Саме тому її й потрібно відсканувати та / або оцифрувати, щоб ці дані теж були в РЗО (а разом і в ЕТК).
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. Документи можуть бути подані в електронному вигляді з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Отже, «за замовчуванням» передаємо тільки сканкопії трудової книжки (детально про це говорили тут). Якщо ж з певних причин певні відомості не потрапили до ЕТК, то можна внести ці дані, зокрема:
- за допомогою функціоналу «Додати запис» + додати сканкопію підтвердного документа;
- за допомогою xml-файлу (але тут не про це).
Ще один випадок, коли слід подавати сканкопії наказів чи інших документів. Якщо ви передали сканкопію трудової книжки, то обов’язково перевіряйте статус звернення і наявність повідомлення від ПФУ. За необхідності ПФУ може звернутися з проханням надати сканкопію підтвердного документа.
Також передати сканкопію наказу може знадобитися, якщо треба пришвидшити процес потрапляння даних в РЗО. Зокрема, це актуально у разі пропуску строку подання оперативних відомостей для підприємств, які віднесені до критично важливих.
Як підготувати наказ до сканування
Відповідно до п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі – Порядок № 11-1):
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб
Зауважте, що передавати на вебпортал ПФУ можна сканкопію:
- оригіналу наказу;
- копії з оригіналу наказу з позначкою «Копія» (не плутайте з ксерокопією!);
- витягу з наказу.
Чим відрізняється копія наказу від витягу, пояснювали тут.
Враховуйте затверджену роздільну здатність, формат та розмір сканкопії.
Сканувати чи оцифровувати наказ
Відповідно до п. 4 Порядку № 11-1 існує два способи передачі відомостей із паперової трудової книжки до Пенсійного фонду:
- шляхом передачі сканкопій;
- шляхом оцифрування записів та передачі сканкопій.
При чому при оцифруванні створюється так званий «електронний запис» для кожного відповідного запису у трудовій книжці.
Що таке електронний записСховати
• найменування роботодавця або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
• періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
• переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
• найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
• причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
• вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Але ось, що цікаво. Якщо проаналізувати п. 8 Порядку № 11-1, то виходить, що у разі відсутності даних в РЗО, відповідні відомості подаються на вебпортал ПФУ шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті.
Пункт 8 Порядку № 11-1Сховати
Тобто у разі завантаження наказу треба саме оцифрувати запис (за допомогою функціоналу «Додати запис») і додати сканкопію документа.
На практиці, функціонал сайту дозволяє передати тільки сканкопію наказу. Але чи не «заверне» таке подання під час опрацювання працівник пенсійного фонду – жодних гарантій.
Наша порада: безпечно саме оцифровувати записи через функціонал «Додати запис».
Як роботодавцю оцифрувати наказ
В розділі Комунікації з ПФУ → Відомості про трудову діяльність робітника (трудова книжка) слід заповнити особові дані працівника у відповідному вікні та натиснути кнопку «Продовжити»:
Зауважте, що брати від працівника згоду на обробку персональних даних і завантажувати сканкопію не потрібно. Про це говорили тут.
Якщо оцифровуємо записи, то натискаємо кнопку «Додати запис». Нагадуємо, що сканкопії наказу все одно слід долучити:
Далі заповнюємо поле. Наприклад, «оцифруємо» наказ про надання відпустки по догляду за дитиною до 3 років з 06.02.2026. Запис про цю подію не вноситься до трудової книжки, Податковий розрахунок ще не подано.
В полі «Порядковий номер місця трудових відносин» зазначаємо порядковий номер поточного роботодавця. Як визначити цей номер, розповідали на мінікурсі.
Якщо оцифровуємо свій наказ, то дані полів «Дані підприємства (установи), з якою є трудові відносини» і «Дані підприємства (установи), якою внесено запис в паперову книжку» збігатимуться. Якщо оцифровуємо «чужий» наказ, то в полі «Дані підприємства (установи), якою внесено запис в паперову книжку» зазначаємо дані такого страхувальника.
Далі обираємо з контекстного меню:
- тип події (яку саме подію, хочемо внести до Реєстру);
- атрибут події (початок або кінець події, якщо оцифровуємо період. Якщо оцифровуємо подію, наприклад, присвоєння рангу, тут обираємо «Дата»);
Фіксуємо дату події – в нашому випадку це дата початку відпустку по догляду за дитиною до 3 років – 06.02.2026.
В полі «Текст запису» лаконічно зазначаємо суть події.
Далі заповнюємо реквізити наказу. Натискаємо «Зберегти».
Додаємо сканкопію наказу через кнопку «Додати файл» і натискаємо «Підписати та відправити в ПФУ».
Як оцифрувати наказ працівнику
Тут є нюанс, адже працівник може передати тільки сканкопію копії наказу з оригіналу (з позначкою «Копія») чи витягу з наказу (або ж сканкопію оригінала іншого документа, що підтверджує стаж).
Алгоритм передання сканкопії дуже схожий з тим, що ми описали для роботодавців:
1. Увійти до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність».
3. Перевірити особисті дані, які заповнюються автоматично. «Дати згоду» на передачу і обробку персональних даних.
4. Натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову скан-копію документа.
5. Підписати та відправити до ПФУ».
Як зрозуміти, що сканкопію прийнято
Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Однак перевірте наявність зауважень в реквізиті «Повідомлення».
Про інші можливі статуси – тут.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Як перевірити: чи передані сканкопії трудової книжки (посібник в картинках)
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Як передати сканкопії військового квитка на вебпортал ПФУ
Чому ПФУ не приймає сканкопії трудової книжки у форматі JPEG
Оцифрування трудової книжки: чи подавати скан, якщо всі дані з 2004 року і вже в ЕТК
Чи сканувати записи в трудовій книжці після 10.06.2021
Чи може роботодавець передати сканкопії трудової книжки через кабінет працівника
Чи подавати сканкопії документів, що підтверджують всі записи в трудовій книжці
