👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Роботодавець передає сканкопії через свій кабінет.
Відповідно до п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі», затвердженому постановою правління ПФУ від 12.03.2021 за №11-1, відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України:
- працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником;
- страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.
Отже, відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж
Якщо сканкопії трудової книжки передає роботодавець
Якщо сканкопії передає роботодавець, то слід авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису) та обрати в розділі «Комунікації з ПФУ» пункт меню «Відомості про трудові відносини робітника».
В екранній формі поля «ЄДРПОУ страхувальника» та «Назва страхувальника» заповнюються автоматично за даними страхувальника без права редагування. Для продовження роботи натиснути кнопку «Продовжити».
У вікні «Відомості про трудову діяльність робітника» заповнити наступні поля:
- РНОКПП особи;
- серія та номер паспорта;
- прізвище, ім’я та по батькові;
Всі поля є обов’язковими до заповнення.
Для продовження роботи натиснути кнопку «Продовжити». Додати скановані файли за кнопкою «Скан-копії документів».
При завантаженні файлів слід обирати відповідний вид документа, зокрема, трудова книжка або документи про стаж.
Натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ», підписати та відправити звернення до Пенсійного фонду України після заповнення всіх необхідних даних.
Результат обробки звернення можна переглянути в розділі «Відомості про трудові відносини».
Якщо відомості про трудову діяльність вносить найманий працівник
Якщо сканкопії передає працівник, то він має самостійно авторизуватися на вебпорталі ПФУ, перейти у розділ «Комунікації з ПФУ» і обрати пункт «Відомості про трудові відносини». Тут можна додати скан-копії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Увага! Внесення роботодавцем сканкопій «під ключем» працівника не передбачено.
Джерело: kadroland
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Як передати сканкопії військового квитка на вебпортал ПФУ
Чому ПФУ не приймає сканкопії трудової книжки у форматі JPEG
Оцифрування трудової книжки: чи подавати скан, якщо всі дані з 2004 року і вже в ЕТК
