Ваша знижка вже чекає в магічній кулі!
Струсіть кулю та відкрийте свою персональну пропозицію до Чорної п’ятниці!
Трудова книжка
06.08.2025
Порядковий номер місця трудових відносин в ЕТК: поради та рекомендації
Розглянемо одну з найбільш важливих та актуальних тем для кадрових працівників — порядок заповнення порядкового номера місця трудових відносин під час оцифрування трудових книжок та передавання відповідних даних до Пенсійного фонду України. Сьогодні на мінікурсі детально розглянемо, як правильно визначати порядковий номер місця трудових відносин та надамо інші корисні поради та рекомендації
- Необхідність зазначення порядкового номера місця трудових відносин
- Порядковий номер місця трудових відносин: на що слід звертати увагу
- Повторне працевлаштування: як визначається порядковий номер
- Які документи допоможуть визначити порядковий номер місця трудових відносин
- Лайфхак, або що робити, коли виникають труднощі при визначенні порядкового номера
- Висновки
Необхідність зазначення порядкового номера місця трудових відносин
До 10 червня 2026 року всі дані з паперових трудових книжок мають бути передані до ПФУ, що означає необхідність їх сканування або оцифрування. Під час сканування паперова трудова книжка сканується і завантажується на портал ПФУ через кабінет страхувальника або застрахованої особи у вигляді скан-копій.
Утім є й інший варіант: оцифрування трудової через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду шляхом відтворення записів із паперової трудової книжки в «ручному режимі». У такому разі також потрібно додавати скан-копії документа, на підставі якого внесено запис (трудової книжки).
І саме під час оцифрування потрібно заповнити, зокрема, порядковий номер місця трудових відносин.
Детальніше про сканування та оцифрування трудової у курсі «Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ»
Крім того, порядковий номер місця трудових відносин слід вказати у разі передачі відомостей про трудові відносини через функціонал «Додати запис» або за допомогою XML-файлу.
Окрім того, необхідність у визначенні порядкового номера місця трудових відносин виникає у разі передачі оперативних відомостей до ПФУ при прийнятті, переміщенні, постійному переведенні, звільненні, поновленні на роботі, призупиненні та відновленні дії трудового договору. Такі відомості передають критично важливі держоргани, ОМС та підприємства (пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332).Тобто це ті роботодавці, які бронюють своїх працівників.
Порядковий номер місця трудових відносин: на що слід звертати увагу
Порядковий номер місця трудових відносин – це унікальний номер підприємства або установи, однаковий для всіх записів паперового документа про трудові відносини по одному підприємству (установі), незалежно від зміни назви організації, що відбувалися в період перебування застрахованої особи у трудових відносинах з цим підприємством або установою.
Порядковий номер вказує на місце роботодавця в трудовій діяльності працівника.
Отже, у графі «Порядковий номер місця трудових відносин» зазначається номер не за кількістю записів у трудовій книжці, а за кількістю роботодавців, у яких працівник працював.
Порядковий номер місця трудових відносин визначається за кількістю попередніх роботодавців
Це означає, що порядковий номер фіксується для кожного нового роботодавця і не змінюється протягом трудової діяльності працівника в межах конкретної організації.
Наприклад, якщо працівник працював у ТОВ «Млинок», потім – у ФОП, а потім працевлаштувався в ТОВ «Вікторія», то порядкових номерів місця трудових відносин буде «три»: ТОВ «Млинок» – 1, ФОП – 2, а ТОВ «Вікторія» – 3.
Порядковий номер місця трудових відносин фіксується для кожного нового роботодавця і не змінюється протягом трудової діяльності працівника.
Повторне працевлаштування: як визначається порядковий номер
Головне управління Пенсійного фонду України в місті Києві на наш запит, повідомили (лист від 14.08.2025 № 2600-0604-8/145987):
Код суб’єкта - є порядковим номером установи, з якою Ви перебуваєте / перебували у трудових відносинах. Наприклад, якщо це перше місце роботи / навчання та попереду не було відомостей про трудовий стаж, то порядковий номер коду суб’єкта буде – «1». При зміні місця трудових відносин присвоюється наступний номер за порядком. При поверненні на перше місце роботи код суб’єкта буде «1». У випадку зміни назви організації, код суб’єкта не змінюється.
Навчайся без зусиль: в транспорті, вдома, в обідню перерву. Розділ Відео – завжди під рукою!
Отже, на думку фахівців ГУ ПФУ в м. Києві порядковий номер місця трудових відносин при повторному працевлаштуванні не змінюється та лишається унікальним для підприємства з яким Ви перебуваєте / перебували у трудових відносинах.
Які документи допоможуть визначити порядковий номер місця трудових відносин
Якщо трудова книжка працівника оцифрована, можна скористатися функціоналом ПФУ для визначення порядкового номера. Щоб визначити порядковий номер місця трудових відносин попросіть працівника надати витяг з ЕТК. Подивіться, який порядковий номер останнього основного місця роботи, де працював співробітник. Ваш номер – наступний.
Зустрічається й симбіоз, коли треба вивчити дані з паперової трудової книжки та електронної й на підставі вже цих даних стає можливим визначити порядковий номер місця трудових відносин.
Також порядковий номер місця трудових відносин допоможуть визначити довідки ОК-5 та ОК-7.
Лайфхак, або що робити, коли виникають труднощі при визначенні порядкового номера
Якщо виникають труднощі під час визначення порядкового номера місця трудових відносин, і ви не впевнені, який номер вказати, є можливість проставити «1». ПФУ приймає цей підхід у разі сумнівів, особливо коли мова йде про перехідний період і процес переходу на електронні трудові книжки ще не завершений. Це дозволений варіант для передачі даних до Пенсійного фонду, зокрема, коли строки для подання оперативних відомостей стиснуті. І по суті це є офіційним лайфхаком, щоб не заморочуватися із визначенням порядкового номера місця трудових відносин, яким успішно користується багато роботодавців.
Висновки
- Порядковий номер місця трудових відносин визначається не за кількістю записів у трудовій книжці, а за кількістю роботодавців.
- Для визначення порядкового номера трудових відносин вивчається паперова трудова книжка, витяг з ЕТК.
- Якщо виникли труднощі при підрахунку порядкового номера місця трудових відносин, ставте 1 – ПФУ сприймає такий підхід.
Джерело: kadroland
Статті та консультації на тему:
Як критичним підприємствам подавати оперативні відомості до ПФУ: покрокова інструкція
Визначаємо порядковий номер місця трудових відносин для е-трудової та оперативних відомостей до ПФУ
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Бронювання
12.11.2026
Бронювання за новими правилами: як не втратити критичність і що підготувати для перепідтвердження
Для агропідприємств пом’якшили критерії критичності, але під час перепідтвердження статусу важливо правильно підготувати документи та налагодити військовий облік. Через які помилки можуть відмовити, як діяти з довідкою про відсутність заборгованості та що потрібно врахувати під час бронювання працівників – пояснюють експертки Всеукраїнського конгресу фермерів
Письмові трудові договори
12.11.2026
Нумерація трудових договорів: як правильно оформити
Як пронумерувати трудові договори? Під час оформлення прийняття директора я не нумерую, потім працівник №1, №2, №3 і до №9, далі зміна директора – нове прийняття не нумерую і потім новий працівник №10 №11 12 і т.д.? Чи з директором підписувати й нумерувати?
Відпустки
12.11.2026
Щорічна відпустка частинами по 1 – 5 днів: чи можна не включати вихідні до відпустки
Працівник уже використав 14 календарних днів щорічної основної відпустки й хоче брати решту частинами з понеділка по п’ятницю, щоб не витрачати дні на вихідні. Чи дозволено так ділити відпустку, чи може роботодавець відмовити та які обмеження діють під час воєнного стану? Роз’яснення надала Держпраці
Прийняття
12.11.2026
Відмова у прийнятті на роботу через «репутаційні ризики»: як діяти роботодавцю
Кандидат відповідає вимогам вакансії, однак після кількох співбесід отримує відмову через «репутаційні ризики». З’ясовуємо що означає таке формулювання, чи може роботодавець посилатися на таку підставу під час добору персоналу та як роботодавцю правильно оформити відмову
Військовий облік
11.11.2026
Як записатися до ТЦК через е-Чергу: покрокова інструкція для військовозобов’язаних
Військовозобов’язані можуть записатися до ТЦК та СП через електронну чергу, самостійно обравши зручний територіальний центр, дату й час прийому. Як оформити запис онлайн, які особисті дані потрібно вказати та як отримати підтвердження візиту?
Діловодство
11.11.2026
Особові справи працівників: продовжувати старі чи заводити нові після переведення
У нас відбулася в Товаристві реорганізація шляхом виділу. Ми звільнили людей у зв'язку з переведенням на інше підприємство. Виплатили компенсацію за невикористані відпустки. Чи можна продовжувати особові справи працівників, чи заводити нові справи?
Особливі працівники
11.11.2026
Працівник отримав інвалідність: що зобов’язаний врахувати роботодавець
Працівник повертається до роботи після поранення або тривалого лікування? Роботодавцю важливо врахувати медичні рекомендації, потреби працівника та можливість адаптації робочого місця. Держпраці нагадала про гарантії для працівників з інвалідністю та пояснила, що потрібно врахувати під час їхнього повернення до роботи
Сумісництво
11.11.2026
Головний бухгалтер звільнився: як покласти його обов’язки на керівника або іншу особу
На практиці часто-густо трапляються випадки, коли головний бухгалтер звільняється, а на його місце ще не знайшли нового працівника. В такій ситуації виникають питання, чи можна тимчасово покласти обов’язки головного бухгалтера на керівника підприємства, чи на іншу особу, як це оформити, та які нюанси врахувати. Розглянемо ці питання у статті
Звільнення
11.11.2026
Строковий працівник у відпустці, а основний виходить на роботу: коли звільняти тимчасового працівника
Основний працівник повертається на роботу, а працівник, прийнятий на час його відсутності, ще перебуває у щорічній відпустці? Держпраці роз’яснила, якою датою припинити строковий трудовий договір і на яку норму КЗпП посилатися
Соціальне страхування / Пенсії
11.11.2026
Догляд за дитиною до 3 років у страховому стажі: як зараховують період залежно від дати
Період догляду за дитиною до трирічного віку може зараховуватися до страхового стажу для призначення пенсії. Але правила залежать від того, коли саме здійснювався догляд: до 2004 року, протягом 2004-го чи після 1 січня 2005 року. ПФУ пояснив, які документи підтверджують цей період і де перевірити відомості про стаж
Бронювання
11.11.2026
Визначення критичних підприємств призупинено: коли Мінагрополітики повернеться до розгляду заявок
Мінагрополітики тимчасово не ухвалює рішень про визначення аграрних підприємств критично важливими. Причина – перегляд галузевих критеріїв Координаційним центром. Коли міністерство відновить розгляд заявок, що буде з уже поданими документами та заявками через ДАР?
Охорона праці
11.11.2026
Новий Закон про безпеку праці вже опубліковано: чи потрібно змінювати документи зараз
Президент підписав новий Закон №5007-ІХ про безпеку та охорону здоров’я працівників на роботі, а документ уже офіційно опубліковано. Чи потрібно роботодавцям терміново змінювати документи з охорони праці, коли нові правила набудуть чинності та скільки часу буде на підготовку до переходу?
Лікарняні / Страховий стаж
11.11.2026
Паперовий лікарняний замість електронного: 5 випадків, коли це дозволено у 2026 році
Наразі листки непрацездатності оформлюють в електронному форматі, а паперові видають лише за виняткових обставин. Пенсійний фонд нагадав, у яких випадках можливе оформлення паперового лікарняного, хто ухвалює таке рішення
Військовий облік
11.11.2026
Номенклатура справ з військового обліку
Як правильно формувати номенклатуру справ з військового обліку та визначати строки зберігання документів відповідно до Переліку № 578/5? Дізнайтеся, коли потрібно щороку розробляти номенклатуру справ на наступний рік та які вимоги слід врахувати.
