- Перевірити статус звернення
- Підказка у Відомостях про трудову діяльність
- Перевірити ЕТК (спосіб для працівника)
- Дозвіл від працівника перевірити ЕТК
Перевірити статус звернення
Цей спосіб доступний для роботодавця, який подавав сканкопії трудової книжки, але не знає: чи опрацьовано звернення.
Результати по всіх надісланих зверненнях щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність працівників доступні для перегляду в розділі «Відомості про трудові відносини».
Слід заповнити наведені поля та натиснути кнопку «Пошук».
Про те, що сканкопії опрацьовані ПФУ, свідчить статус звернення «Виконано». Про інші статуси розповідали тут.
Ось так це показано на інфографіці ПФУ.
Підказка у Відомостях про трудову діяльність
Спосіб, доступний як для працівника, так і для роботодавця.
Якщо працівник при працевлаштуванні надає Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, то інформацію про оцифрування трудової книжки буде видно в такому документі.
Алгоритм такий: якщо графа 4 «Дата запису (за сканованими документами)» не заповнена, то сканкопії не подавалися або ще не опрацьовані ПФУ (див. перший спосіб). Якщо ж сканкопії подавалися і були опрацьовані ПФУ, то буде заповнена графа 4.
Не лякайтеся: деякі записи в графі 3 і в графі 4 будуть продубльовані. Це не помилка! Так відображається надходження даних про трудові відносини з різних джерел:
- в графі 3 відображено записи, які потрапили до Реєстру застрахованих осіб, зокрема, через Податковий розрахунок, який подає роботодавець;
- у графі 4 відображено подекуди ті самі дані, якщо вони внесені з паперової трудової книжки. Щоправда, по графі 4 може бути більше записів, адже можливості оцифрувати різні періоди більше, ніж передати такі дані через звітність.
Увага! В графі 4 не зазначається дата, коли саме було опрацьовано трудову книжку
Ось так виглядає графа 4, коли трудову книжку відскановано і дані опрацьовано ПФУ.
Перевірити ЕТК (спосіб для працівника)
Треба зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Дані ЕТК».
Якщо сканкопії трудової книжки опрацьовані ПФУ, то заповненими будуть вкладки «Відцифрована ЕТК» та «Скан-копії трудової книжки».
Дозвіл від працівника перевірити ЕТК
Цей спосіб нагадує попередній, тільки перевірити електронну трудову книжку може не працівник, а роботодавець. Його можна використовувати при прийнятті працівника на роботу, коли зв’язок «Роботодавець – працівник» з конкретною особою ще не встановлено. Щоправда, і працівник повинен мати доступ на портал ПФУ.
Логіка така: працівник дає дозвіл роботодавцю сформувати витяг з ЕТК і подивитися чи оцифровано трудову книжку.
Роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.
Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Доступ до ЕТК».
Завдяки функції «Додати» вручну вводимо код за ЄДРПОУ, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.
Запис повинен знаходитись у статусі «актуальний». Далі – справа за роботодавцем.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку, заступник головного редактора kadroland
Статті та консультації на тему:
Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
Чи може роботодавець передати сканкопії трудової книжки через кабінет працівника
