
Експерт
Яна ЯрошенкоКреативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Наближаємося до граничної дати – 10.06.2026, до якої дані з паперових трудових книжок мають бути перенесенні на вебпортал ПФУ шляхом оцифрування чи сканування. Зауважимо, що інколи оцифрувати чи відсканувати трудову книжку може роботодавець. Водночас жодної відмітки про це ніде не ставиться. Отже, цілком реальне питання: як перевірити, чи передані сканкопії трудової книжки? Розглянемо чотири варіанти

Цей спосіб доступний для роботодавця, який подавав сканкопії трудової книжки, але не знає: чи опрацьовано звернення.
Результати по всіх надісланих зверненнях щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність працівників доступні для перегляду в розділі «Відомості про трудові відносини».
Слід заповнити наведені поля та натиснути кнопку «Пошук».

Про те, що сканкопії опрацьовані ПФУ, свідчить статус звернення «Виконано». Про інші статуси розповідали тут.

Ось так це показано на інфографіці ПФУ.

Спосіб, доступний як для працівника, так і для роботодавця.
Якщо працівник при працевлаштуванні надає Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, то інформацію про оцифрування трудової книжки буде видно в такому документі.
Алгоритм такий: якщо графа 4 «Дата запису (за сканованими документами)» не заповнена, то сканкопії не подавалися або ще не опрацьовані ПФУ (див. перший спосіб). Якщо ж сканкопії подавалися і були опрацьовані ПФУ, то буде заповнена графа 4.
Не лякайтеся: деякі записи в графі 3 і в графі 4 будуть продубльовані. Це не помилка! Так відображається надходження даних про трудові відносини з різних джерел:
Увага! В графі 4 не зазначається дата, коли саме було опрацьовано трудову книжку
Ось так виглядає графа 4, коли трудову книжку відскановано і дані опрацьовано ПФУ.

Треба зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Дані ЕТК».

Якщо сканкопії трудової книжки опрацьовані ПФУ, то заповненими будуть вкладки «Відцифрована ЕТК» та «Скан-копії трудової книжки».

Цей спосіб нагадує попередній, тільки перевірити електронну трудову книжку може не працівник, а роботодавець. Його можна використовувати при прийнятті працівника на роботу, коли зв’язок «Роботодавець – працівник» з конкретною особою ще не встановлено. Щоправда, і працівник повинен мати доступ на портал ПФУ.
Логіка така: працівник дає дозвіл роботодавцю сформувати витяг з ЕТК і подивитися чи оцифровано трудову книжку.
Роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.
Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Доступ до ЕТК».

Завдяки функції «Додати» вручну вводимо код за ЄДРПОУ, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.

Запис повинен знаходитись у статусі «актуальний». Далі – справа за роботодавцем.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку, заступник головного редактора kadroland
Статті та консультації на тему:
Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
Чи може роботодавець передати сканкопії трудової книжки через кабінет працівника
У разі затримки виплати зарплати роботодавець повинен нарахувати та виплатити компенсацію втрати частини доходів, нарахованих у зв’язку з порушенням строків їх виплати. Держстат повідомив, що індекс інфляції за серпень 2026 складає 100,1%. З огляду на нього ми розрахували для вас показники для обчислення суми компенсації у вересні 2026 року – дивіться таблицю

Перед кадровиками медичних закладів досить часто постають питання щодо надання щорічних додаткових відпусток: чи всі медичні працівники мають право на таку відпустку, яка тривалість та за яких умов її надавати. Розглянемо, як правильно надавати щорічні додаткові відпустки за особливий характер праці

СПО об’єднань профспілок запропонував доопрацювати Програму діяльності Кабміну та передбачити мінімальну зарплату на рівні 50% від середньомісячної. Профспілки також вимагають посилити захист працівників у разі заборгованості із зарплати та створити гарантійну установу на випадок неплатоспроможності роботодавця

Дізнатися, чи маєте право на одноразову допомогу 19 400 грн, тепер можна через Контакт-центр Пенсійного фонду. Оператори уточнять регіон проживання, перевірять відповідність умовам програми та пояснять, як подати звернення на отримання допомоги

Військовозобов’язаний сам подав заяву про визнання правопорушення, чи можна оскаржити штраф ТЦК та СП? Адвокат Дар’я Тарасенко розібрала цю ситуацію та пояснила: сама заява не позбавляє ТЦК обов’язку перевірити, чи було правопорушення насправді. Ба більше, навіть після визнання вини постанову можна оскаржити, якщо для цього є законні підстави

На критично важливе підприємство приймаємо працівника. Наказ і заяву оформлено п’ятницею, 28.08, а працівник розпочинає роботу з 01.09. Чи можна подати повідомлення до Пенсійного фонду 31.08, чи потрібно подавати не раніше першого робочого дня, тобто 01.09?

Пенсійний фонд оновив інтерфейс розділу «Мої звернення» на вебпорталі електронних послуг. Розповідаємо, як за кілька кроків знайти звернення за датою, типом або статусом та переглянути всі свої звернення за потрібний період

Щоб призупинення трудового договору було законним, недостатньо видати наказ і послатися на воєнний стан. У ньому мають бути конкретні причини, строк, спосіб комунікації та працівники, яких стосується рішення, а обставини потрібно підтвердити доказами. Перевірте 7 найнебезпечніших помилок

Якщо відрядження припало на неділю, роботодавець не в усіх випадках має робити подвійну виплату. Все залежить від того, чи працював працівник цього дня, чи лише їхав до місця відрядження. Держпраці роз'яснила правила для трьох типових ситуацій

Під час прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів роботодавець зобов’язаний ознайомити їх під підпис із Правилами військового обліку відповідно до п. 34 Порядку № 1487. Для підтвердження ознайомлення рекомендуємо оформлювати аркуш ознайомлення.

Статус «критичності» не обмежується відповідністю встановленим критеріям – важливо ще й правильно подати документи. Укртрансбезпека назвала помилки, через які перевізники можуть мати проблеми з оформленням статусу, та нагадала вимоги до документів

Українці, які живуть поблизу фронту та кордону, можуть отримати 19 400 гривень на підготовку до зими. Подача заявок триватиме до кінця жовтня 2026 року. Які документи підготувати і куди звертатись та хто має право на Зимову підтримку – у матеріалі

Ненормований робочий день не означає, що працівник може щодня працювати на кілька годин довше без дотримання правил надурочної роботи. Держпраці пояснила, де проходить межа між ненормованим робочим днем і надурочною роботою та яка компенсація належить працівнику

Період відпустки для догляду за дитиною до трьох років не відображається ані в трудовій книжці, ані у відомостях Реєстру застрахованих осіб. ПФУ пояснив, який документ роботодавця допоможе підтвердити цей період і зарахувати його до страхового стажу
