Зберігання підписаних Правил військового обліку для звільнених працівників

Зберігати підписані Правила внутрішнього трудового розпорядку звільнених працівників потрібно протягом установленого строку зберігання, але їх доцільно відокремити від підписних листів (журналів) діючих працівників, щоб не плутати контингенти та спростити облік.

Обґрунтування

Підпис працівника під Правилами внутрішнього трудового розпорядку є кадровим документом. Він підтверджує виконання обов’язку роботодавця поінформувати працівника про ПВТР до початку роботи згідно зі статті 29 Кодексу Законів про Працю України. Такий документ може знадобитись при трудових спорах і перевірках, тому знищувати його одразу після звільнення не можна.

Строк зберігання таких документів визначають за Переліком типових документів. Журнал або аркуші ознайомлення з ПВТР належать до організаційно-розпорядчої документації з кадрових питань, строки зберігання якої залежать від конкретного виду документа і встановлені у Переліку. Строки, встановлені цим Переліком, не можна скорочувати, але можна подовжити за внутрішнім рішенням, якщо це потрібно для діяльності установи.

Об’єднане зберігання підписів діючих і звільнених працівників не заборонене, але організаційно небажане. Норми про місце зберігання та упорядкування кадрових документів орієнтують, що документи тривалого зберігання слід систематизувати за роками, категоріями справ тощо, щоб забезпечити зручний пошук і правильну підготовку до архівного зберігання відповідно до Переліку. Якщо у одному журналі змішувати записи щодо діючих і звільнених працівників, це ускладнює ведення, відбір і можливе передавання документа в архів. Доцільніше: або завершувати том / журнал на певний період і зберігати його як завершену справу, або вести окремі томи / справи, в яких працівники частково вже звільнені, але журнал як одиниця обліку лишається цілісним.

Підсумок: підписи про ознайомлення з ПВТР звільнених працівників зберігають увесь встановлений строк, а організаційно краще структурувати їх у журналах / справах за періодами чи підрозділами, не розділяючи «фізично» на діючих і звільнених, але й не змішуючи так, щоб було неможливо коректно підготувати документи до архіву.