Запит поліції щодо документів для бронювання військовозобов'язаних осіб

Ні, закон прямо не встановлює вичерпний перелік «документів, які стали підставою для включення до списків на бронювання», і окремий внутрішній наказ про пріоритетність осіб для бронювання не є обов’язковою вимогою, але мати зрозумілі письмові критерії відбору працівників до списків — доцільно з огляду на перевірки та можливі кримінальні провадження.

Обґрунтування

1. Які документи можуть вважатися підставою для включення до списків на бронювання
Формально підставою для включення працівника до списку на бронювання є одночасне виконання вимог до працівника та роботодавця, визначених Порядком бронювання, затвердженим постановою КМУ від 27.01.2023 №76. Для критично важливих підприємств до «пакета підставових» документів зазвичай належать:

• рішення уповноваженого органу про надання підприємству статусу критично важливого;
• кадрові документи, що підтверджують трудові відносини та посаду (наказ про прийняття, трудовий договір, посадова інструкція, табелі обліку робочого часу);
• військово-облікові документи працівника (ВОД / е-ВОД, військовий квиток, тимчасове посвідчення тощо), що підтверджують його статус військовозобов’язаного та відповідність вимогам п. 29 Порядку №76 (перебування на обліку, уточнення даних, відсутність розшуку);
• службові записки керівників підрозділів або інші внутрішні обґрунтування «незамінності» чи критичності конкретного працівника для діяльності підприємства;
• сформовані на порталі «Дія» списки для бронювання та результати їх розгляду (статуси «заброньовано/не заброньовано»), що підтверджують дотримання квоти 50 % військовозобов’язаних та інших критеріїв Порядку №76.

2. Чи обов’язковий внутрішній документ про пріоритетність осіб для бронювання
Порядок №76 і пов’язані з ним акти не містять прямої вимоги видавати окремий наказ або положення про «пріоритетність» працівників для бронювання, обов’язковим є лише дотримання ліміту (50 % військовозобов’язаних), вимог до статусу працівників і подання списків через «Дію» згідно з п. 8, 25, 27, 29 Порядку №76. Водночас у разі перевірок, у тому числі в межах кримінальних проваджень, правоохоронні органи фактично перевіряють, чи не було фіктивного працевлаштування та зловживання статусом критичного підприємства, тому на практиці доцільно мати внутрішній документ (наказ, положення або затверджені критерії відбору), який:

• фіксує загальні підходи до відбору працівників (ключові виробничі функції, безперервність процесу, наявність заміни тощо);
• підтверджує, що відбір здійснювався системно, а не «вибірково за домовленістю»;
• може бути наданий як обґрунтування у відповідь на запити, разом з кадровими та військово-обліковими документами.

3. Як реагувати на запит поліції щодо таких документів
Національна поліція може витребовувати документи підприємства лише в межах конкретного кримінального провадження згідно з Кримінальним процесуальним кодексом України. Якщо в запиті немає посилання на номер кримінального провадження, процесуальний статус дії (витребування документів, тимчасовий доступ тощо) і конкретну мету, це не є достатньою правовою підставою для автоматичної передачі масивів персональних даних працівників. У такій ситуації доцільно:

1. надати письмову відповідь з проханням конкретизувати підстави запиту і вказати номер та реквізити кримінального провадження;
2. після підтвердження процесуальних підстав вирішувати, які саме документи надаються, з урахуванням принципу мінімізації персональних даних.

Ризики та нюанси:
За відсутності зрозумілої внутрішньої логіки відбору працівників до списків бронювання, у разі перевірок легше поставити під сумнів обґрунтованість бронювання та запідозрити фіктивне працевлаштування, тому внутрішній документ із критеріями пріоритетності хоч і не обов’язковий за нормою, але є важливим елементом захисту позиції роботодавця.

Наявність у роботодавця прозорих критеріїв відбору та повного набору облікових документів по кожному заброньованому працівнику значно спрощує обґрунтування правомірності бронювання перед поліцією та іншими органами.