Консультація щодо виконання військового обліку та мінімізації ризиків підприємства

Головне правило: підприємство не має права просто проігнорувати розпорядження. Невиконання вимог ТЦК загрожує керівнику або відповідальній особі штрафом за статтею 210-1 КУпАП (від 34 000 до 59 500 грн).
Оскільки документ прийшов із запізненням, ви об'єктивно не могли забезпечити явку працівника 09 жовтня о 10:00. Потрібно зафіксувати дату й час, коли фактично отримали лист із розпорядженням ТЦК. Надалі необхідно діяти відповідно до вимог пункту 47 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#top).
Для працівників, які відсутні на роботі (через змінний графік, відпустку тощо), Порядком № 1487 передбачено обов'язок роботодавця здійснити оповіщення поштою. Відповідно до п. 47 Порядку № 1487, керівники підприємств у разі отримання розпоряджень ТЦК та СП (додаток 13) зобов’язані:
Видати наказ (розпорядження) про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Довести наказ до відома працівників під особистий підпис, а працівникам, які виконують роботу дистанційно, надомно, тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або у відрядженні — надіслати рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК у визначені строки.
Вручити повістки про явку за викликом до ТЦК (за наявності у додатку до розпорядження).
Надіслати копію наказів про оповіщення та підтвердні документи про здійснення оповіщення у триденний строк до органу, який надіслав розпорядження.

Роботодавець оповіщає працівника про виклик до ТЦК, зокрема шляхом вручення повістки (абз. 3 п. 13 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 560). Тому потрібно надіслати працівнику оригінал повістки разом із копією наказу про оповіщення поштою.
Радимо додатково поінформувати працівника через доступні засоби зв'язку, визначені у компанії, про те, що на його адресу направлено рекомендований лист із документами ТЦК. Факт додаткового інформування зафіксуйте:
актом — якщо телефонували працівнику (складається у довільній формі за підписом 2–3 колег);
скріншотом / протоколом у довільній формі — якщо інформували електронною поштою чи месенджером.

Покроковий алгоритм дій для підприємства:
Видайте Наказ про оповіщення працівника. Оскільки дата в розпорядженні вже минула, у тексті наказу можна зазначити: «...у зв'язку із надходженням розпорядження після вказаного в ньому строку явки, зобов'язати працівника (ПІБ) з'явитися до ТЦК та СП протягом 3- днів з дати оповіщення».
Якщо працівник відсутній: Невідкладно надішліть йому завірену копію наказу разом з оригіналом повістки (собі обов'язково зніміть та залиште якісну копію повістки) рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. У самому описі вкладення чітко напишіть: «Копія наказу про оповіщення № від..., оригінал повістки на ім'я...».
У 3-денний строк надішліть офіційну відповідь (лист) до ТЦК. До листа-відповіді обов'язково додайте:Супровідний лист підприємства: У ньому детально опишіть часові рамки. Вкажіть, що розпорядження отримано 09.10.2026 о 14:07, що унеможливило його виконання у вказаний строк (о 10:00). Зазначте, що через відсутність працівника на зміні документи було відправлено йому поштою.
Копію сторінки журналу вхідної кореспонденції підприємства (із записом про реєстрацію листа від ТЦК 09.10.2026).
Роздруківку трекінгу «Укрпошти» (або копію конверта ТЦК), де офіційно зафіксовано дату й точний час вручення листа підприємству (09.10.2026 о 14:07). Відстежити це можна на сайті АТ «Укрпошта» (https://www.ukrposhta.ua/ua) за трек-номером з конверта.
Копію Наказу про оповіщення.
Копію поштового чека та опису вкладення (доказ того, що ви надіслали наказ і повістку працівнику поштою).
Витяг із графіка змінності або табеля обліку робочого часу за 09.10.2026 (доказ того, що працівник законно не перебував на робочому місці в момент приходу пошти).

Дії після виходу працівника / отримання листа: На день, коли працівник реально вирушить до ТЦК видайте Наказ про увільнення працівника від роботи із збереженням місця роботи та середнього заробітку (згідно зі ст. 119 КЗпП).

Якщо підприємство виконає цей алгоритм, жодних штрафних санкцій до керівництва застосовано бути не може, оскільки вина підприємства у пропуску строків повністю відсутня і документально спростована. Працівник також не несе відповідальності за пропуск засідання 09.10.2026 о 10:00, оскільки дізнався про виклик не з власної вини вже після цієї дати.
Якщо підприємство належним чином надіслало документи поштою (або вручило їх пізніше особисто), а працівник все одно відмовиться йти до ТЦК, він особисто підпадає під ризик накладення штрафу (від 17 000 до 25 500 грн) або подання його ТЦК у розшук до Національної поліції. Крім того, підприємство буде змушене зафіксувати його неявку в ТЦК, що повністю зніме відповідальність з роботодавця, але створить серйозні проблеми для самого працівника.

https://kadroland.com/handbooks/2117/5060
https://kadroland.com/news/5273-rozporyadzennya-tck-diyi-robotodavcya-shhob-ne-otrimati-straf
https://kadroland.com/news/3903-rozporyadzennya-pro-viklik-do-tck-yak-vikonati-ta-shho-robiti

Раді допомогти, звертайтесь ще!