Як повідомити про зміни у військовому обліку особи

Частково так, повідомляти потрібно, але не в самому повідомленні за додатком 4, а окремо, і правила звіряння вже встановлені Порядком, їх не «затверджує» сам роботодавець, а лише оформлює свій внутрішній графік і порядок.

Обґрунтування

1. Коли і як повідомляти про відсутність даних у військово-обліковому документі
Якщо у військово-обліковому документі немає відомостей, потрібних для заповнення граф 3, 8, 13–16 списків (військове звання, ВОС, дані про бронювання, відстрочку, проходження служби, моброзпорядження), про це слід зазначати у повідомленні до ТЦК при працевлаштуванні, звільненні чи зміні облікових даних працівника. Таку вимогу встановлює примітка до списків персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487), а деталізується в профільних роз’ясненнях: інформація про відсутні дані фіксується у супровідному листі до повідомлення за додатком 4, яке подається за п. 34 Порядку №1487.
Типові формулювання в супровідному листі:

• «У військово-обліковому документі відсутня інформація про військове звання (графа 3 Списку)»;
• «У військово-обліковому документі відсутня інформація для заповнення граф 15, 16 Списків (дані про проходження військової служби, мобілізаційне розпорядження, бронювання, відстрочку)».

2. Що означає «правила звіряння» і що має затвердити роботодавець
Загальні правила звіряння вже встановлені Постановою КМУ №1487:

• п. 34 зобов’язує не рідше одного разу на рік звіряти дані списків з ТЦК, СБУ, розвідкою;
• п. 45 – проводити внутрішнє звіряння списків з військово-обліковими документами за графіком, затвердженим керівником;
• п. 46 (у чинній редакції з урахуванням постанови КМУ №812-2026-п) визначає порядок звіряння з ТЦК та іншими органами, у тому числі через Портал «Дія», «кабінет персонального обліку» та поштові відправлення.
  Роботодавець не затверджує власних «правил» замість цих норм, а оформлює:
• наказ про затвердження внутрішнього графіка звіряння облікових даних (за п. 45 Порядку №1487);
• сам графік звіряння (по підрозділах/працівниках);
• за потреби – внутрішню інструкцію відповідального за військовий облік про порядок:
  • внутрішнього звіряння (до початку звіряння з ТЦК);
  • взаємодії з ТЦК, СБУ тощо та оформлення Журналу обліку результатів перевірок (форма додатка 9 до Порядку №1487).

3. Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) і звіряння – як пов’язані
Під час внутрішнього звіряння або звіряння з ТЦК при виявленні змін у даних працівника (ПІБ, паспорт, адреси, сімейний стан, освіта, місце роботи, посада) роботодавець:

• у п’ятиденний строк вносить зміни до списків;
• до 5 числа наступного місяця подає до ТЦК повідомлення за додатком 4 про зміну облікових даних (п. 34 Порядку №1487);
• у супровідному листі до цього повідомлення фіксує факт відсутності даних у ВОД, якщо немає інформації для граф 3, 8, 13–16 списків.

Рекомендація:
Сформулюйте й затвердіть наказом три базові документи: графік внутрішнього звіряння (за п. 45), порядок звіряння з ТЦК/СБУ з прив’язкою до графіків адміністрації (за п. 46) та типову форму супровідного листа до додатка 4 із блоком про відсутню у ВОД інформацію для граф 3, 8, 13–16 Списків.

Так ви виконаєте і обов’язок повідомляти про відсутні дані у ВОД, і вимоги щодо планування та оформлення звірянь списків.