Оптимізація даних військового обліку: наступні кроки для вирішення проблеми

Частково так, ви правильно думаєте про подальші дії з працівником, але лист лише працівнику проблему не закриє повністю без фіксації ваших дій перед ТЦК.

Обґрунтування

1. Відповідальність працівника за актуальність ВОД Працівник особисто зобов’язаний усувати невідповідності між паперовим ВОД та даними реєстру «Оберіг» через Портал Дія або шляхом звернення до ТЦК, оскільки саме громадянин подає заяву на внесення змін до електронного військово-облікового документа згідно з Порядком №559. Роботодавець не може самостійно змінити дані в реєстрі, але повинен контролювати виконання працівником правил військового обліку за п. 34 Порядку №1487.

2. Дії роботодавця щодо працівника Для підтвердження належного контролю і мінімізації ризику штрафу за неналежний військовий облік за ст. 210-1 КУпАП роботодавець має документально зафіксувати вимогу до працівника усунути невідповідності. Доцільно зробити так:

• підготувати письмове повідомлення працівнику з вимогою звернутися до ТЦК або скористатися електронними сервісами для актуалізації звання в е-ВОД у визначений строк;
• вручити повідомлення під підпис або скласти акт про відмову від підпису/отримання;
• за потреби запросити від працівника підтвердження подання звернення до ТЦК (копія заяви, талон, скрін з електронного кабінету).

3. Комунікація з ТЦК та фіксація виконання їх «зауваження» Оскільки на списку ТЦК вже зробив позначку «Оптимізувати Резерв+ (звання)», варто додатково підтвердити, що роботодавець виконує це завдання. Рекомендовано:

• направити до ТЦК лист-відповідь, у якому зазначити, що невідповідність виявлено, роботодавець повідомив працівника і зобов’язав його звернутися для актуалізації даних;
• додати копію повідомлення працівнику або акта, що воно вручено;
• після того як працівник оновить ВОД, взяти нову роздруківку Резерв ID та, за потреби, оновити дані у списках персонального військового обліку, складених за Порядком №1487.

4. Заповнення списків до усунення невідповідностей До моменту фактичного оновлення е-ВОД у реєстрі «Оберіг» роботодавець має керуватися чинним документом, тобто актуальною електронною формою ВОД, сформованою за Порядком №559. Якщо звання в е-ВОД відсутнє, у відповідних графах списків можуть бути пропуски, але важливо мати документально підтверджені дії щодо спонукання працівника до оновлення даних, аби при перевірці ТЦК показати, що роботодавець виконує вимоги Порядку №1487.

Рекомендація:
Складіть письмове повідомлення працівнику з вимогою оновити дані в е-ВОД у конкретний строк і паралельно направте до ТЦК лист, у якому поінформуйте, що ви виконали їхню вимогу «оптимізувати Резерв+» через зобов’язання працівника звернутися для актуалізації звання.

Такий підхід підтверджує, що роботодавець виконує обов’язки з контролю військового обліку і мінімізує ризики претензій під час наступних звірянь.