Звільнення за неявку на роботі: оформлення та статті закону

Якщо 08.09.2026 працівник не з'явився на роботі протягом робочого дня або був відсутній понад 3 години без поважної причини, підставою для звільнення може бути п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231) — прогул.

Рекомендований порядок дій:

Зафіксувати відсутність працівника — скласти акт про його відсутність на робочому місці із зазначенням дати, часу та періоду відсутності. Бажано, щоб акт підписали декілька працівників.
Зафіксувати спроби зв'язатися з працівником — телефонні дзвінки, повідомлення тощо. Те, що працівник об 11:00 відповів телефоном, саме по собі не є поясненням поважної причини відсутності.
Запропонувати працівнику надати письмові пояснення щодо причин відсутності.
Якщо працівник надасть пояснення, роботодавець має оцінити, чи була причина поважною. Не кожна відсутність без попередження автоматично є прогулом.

У вашому випадку слід направити лист за адресою реєстрації / проживання працівника. В листі важливо встановити достатній строк для надання пояснень. У разі ненадання пояснень у встановлений строк і за умови підтвердження вручення адресату листа, можете видавати наказ про звільнення за прогул.

Якщо поштове відправлення повернулося у зв’язку із відсутністю адресата, радимо спробувати зібрати додаткові докази.

Що ще можна зробити для фіксації спроб зв'язку з працівником:

направити листи на всі відомі адреси;
написати на електронну пошту;
відправити повідомлення у Viber, Telegram чи інші доступні месенджери;
зробити скріншоти та зберегти докази здійснених дій.

Якщо працівник не надав пояснень і є докази вжиття всіх розумних заходів щодо встановлення причин його відсутності, роботодавець має право оформити наказ про звільнення за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231).

Докладніше в статті - https://kadroland.com/news/5079-zvilnennya-za-progul-detalna-instrukciya-dlya-robotodavciv

Раді допомогти, звертайтесь ще!