Зберігання документів працівників: особова справа чи окрема папка

Правилами 1000/5 наведений вичерпний перелік документів, які зберігають в особовій справі.
Пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 перелічено документи, які містяться в особовій справі. Так, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).
ОТже особову картку П-2 не зберігаюбть в особовій справі працівника. Вона буде зберігатися в окремій справі. Відповідно до п. 1 гл. 4 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n707), справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування через два роки після завершення їх ведення в діловодстві. Оскільки ж загальний термін зберігання особових справ становить 75 років (тобто вони є документами тривалого зберігання), то їх потрібно здавати до архіву через два роки після звільнення працівника. Проте зверніть увагу, що відлік дворічного терміну починається не з дати звільнення працівника, а з 1 січня року, наступного за тим, в якому працівника було звільнено.
Усі особові справи працівників, звільнених в одному році, групуються (тобто підшиваються) в окрему зведену справу, в якій особові справи розміщують за алфавітом .

Раді допомогти, звертайтесь ще!