Правила звільнення працівника, що працює дистанційно за кордоном

У ваших умовах можна користуватися і електронними каналами, і поштою, але порядок обміну документами потрібно чітко погодити з працівником, фіксувати факти відправлення/отримання та закласти час на пересилання, щоб дата звільнення і оформлення документів відповідали вимогам трудового законодавства. Особливий ризик у вашій ситуації – відсутність належного оформлення дистанційної роботи та альтернативних способів комунікації, тому варто мінімізувати спірні моменти через письмові домовленості й належні докази отримання документів.

Обґрунтування

1. Як вручити/надіслати повідомлення про вивільнення, наказ про звільнення та інші документи.
   У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані і виплачені суми при звільненні (ч. 1 ст. 47 КЗпП). Під час воєнного стану сторони можуть домовитись про будь-який доступний спосіб електронної комунікації для створення, пересилання і зберігання кадрових документів (ч. 2 ст. 7 Закону № 2136-ІХ). Тому:

   • якщо з працівником є зафіксована домовленість (наказ, додаткова угода, заява працівника) про e‑mail / месенджер як канал обміну, достатньо надсилання скану/файлу наказу та повідомлення з доказами отримання (відповідь «отримав», квитанція системи тощо);
   • якщо такої домовленості немає, для ключових документів (повідомлення про вивільнення, наказ, повідомлення про суми, трудова книжка) безпечніше використати поштове відправлення і паралельно – електронні канали як додатковий доказ.
     Факт видачі/направлення копії наказу варто відображати внутрішнім актом або відмітками в журналі/особовій справі, а факт отримання – на підставі поштового повідомлення або відповіді працівника по узгодженому електронному каналу.

2. Як надсилати документи працівнику за кордоном поштою.
   Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, її пересилання поштою можливе лише за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції № 58). Таку згоду можна оформити окремою заявою або включити в заяву на звільнення, а під час воєнного стану – надіслати і через електронну пошту/месенджер за домовленістю сторін (ч. 2 ст. 7 Закону № 2136‑ІХ). Для працівника за кордоном документи й трудову книжку рекомендують надсилати:

   • реєстрованими міжнародними поштовими відправленнями з описом вкладення та повідомленням про вручення, відповідно до п. 26 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 № 270, у редакції після змін постановою КМУ від 10.09.2024 № 1045 (постанова № 1045);
   • з урахуванням того, що трудові книжки виключені з Переліку заборонених до пересилання вкладень (постанова КМУ від 08.09.2023 № 958, Перелік).
     Для внутрішньоукраїнських відправлень у допустимих рамках Інструкції № 58 можливо використовувати будь‑якого оператора, у тому числі служби експрес‑доставки, але завжди з фіксацією відправлення і адреси, визначеної працівником.

3. Визначення дати звільнення і моменту ознайомлення з наказом.
   Днем звільнення є останній день роботи, незалежно від того, робочий це день чи вихідний (п. 2.27 Інструкції № 58). У день звільнення слід видати копію наказу, повідомлення про суми та провести повний розрахунок (ч. 1 ст. 47, ст. 116 КЗпП). При дистанційному/поштовому оформленні діє така логіка:

   • дату звільнення потрібно планувати з урахуванням строків пересилання заяви працівника та відправлення документів йому (щоб до дня звільнення у роботодавця вже була заява, а у працівника – реальна можливість отримати документи, принаймні в електронній формі);
   • момент ознайомлення з наказом при електронному обміні доцільно вважати час, коли:
     • працівник надіслав відповідь «з наказом ознайомлений» або аналогічне повідомлення;
     • або наявний інший технічний доказ доставки/відкриття листа, якщо такий спосіб прямо погоджений сторонами;
   • при поштовому надсиланні – на дату, зазначену у повідомленні про вручення.
     Внутрішньо це фіксують службовою запискою / актом із посиланням на конкретні докази (скріншоти листування, повідомлення про вручення тощо).

4. Особливості й ризики через фактичну дистанційну роботу без належного оформлення.
   Стаття 29 КЗпП прямо дозволяє ознайомлювати працівників із наказами та іншими документами через електронні комунікації з використанням електронного підпису, якщо це передбачено трудовим договором. Стаття 7 Закону № 2136‑ІХ дає можливість сторонам домовитись про альтернативні способи електронної комунікації під час воєнного стану. Якщо працівник фактично працює дистанційно з‑закордоння, але:

   • немає наказу / додаткової угоди про дистанційну роботу;
   • не погоджені письмово електронні канали обміну кадровими документами;
     то виникають ризики:
   • працівник може оскаржити звільнення, посилаючись на те, що не отримував повідомлення/наказу чи не давав згоди на електронний документообіг;
   • важче довести факт ознайомлення з наказами, повідомленнями, попередженнями;
   • можуть бути претензії Держпраці щодо дотримання процедури звільнення (строків, видачі копії наказу, повідомлення про суми).
     Щоб зменшити ризики навіть зараз, доцільно:
   • отримати від працівника заяву про згоду на обмін документами через конкретні засоби (e‑mail, месенджер) та/або укласти додаткову угоду;
   • у всіх сумнівних моментах дублювати важливі документи рекомендованими поштовими відправленнями з описом вкладення і повідомленням про вручення;
   • у внутрішніх документах (інструкція з діловодства, положення про електронну комунікацію) передбачити порядок фіксації відправлення та отримання.

У вашій ситуації безпечний варіант – паралельно зафіксувати домовленість про електронний обмін, надсилати всі ключові документи і електронно, і поштою з підтвердженням, а дату звільнення обрати з урахуванням часу на пересилання заяви та видачу документів.