Відрядження для віддаленого працівника: нюанси оформлення та процедури

Так, дистанційного працівника можна офіційно направити у службове відрядження до головного офісу, але потрібно узгодити маршрут і правильно зафіксувати умови відрядження в наказі та трудовому договорі / локальних актах.

Обґрунтування

1. Право направляти дистанційника у відрядження до роботодавця. Дистанційна робота означає виконання роботи поза приміщеннями роботодавця в будь-якому місці за вибором працівника, із застосуванням ІКТ, що випливає зі змісту ст. 60-2 КЗпП у чинній редакції після змін Законом № 4339. Поїздка працівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи вважається службовим відрядженням згідно з п. 1 Інструкції про службові відрядження, навіть якщо це поїздка до місцезнаходження роботодавця.

2. Спеціальні правила саме для дистанційних працівників. У ч. 3 ст. 121 КЗпП прямо передбачено, що при направленні у відрядження працівника, який виконує роботу дистанційно, у тому числі при відрядженні до місцезнаходження роботодавця, пункт відправлення і пункт повернення встановлюються роботодавцем за погодженням із працівником, фіксуються в наказі про відрядження. Аналогічна вимога щодо визначення «місця постійної роботи» реалізується через погоджений маршрут, тож поїздка від місця дистанційної роботи до офісу і назад може вважатися відрядженням за умови такого погодження.

3. Обов’язок працівника повідомити про місцезнаходження. В абзаці, доданому до ст. 60-2 КЗпП Законом № 4339, встановлено, що у разі необхідності направлення дистанційного працівника у відрядження він зобов’язаний повідомити роботодавця про своє місцезнаходження будь-яким зручним способом, у тому числі з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Це потрібно, щоб правильно визначити пункт відправлення у відрядження і потім підтверджувати витрати на проїзд.

4. Що обов’язково зазначити у наказі про відрядження. Виходячи з ч. 3 ст. 121 КЗпП та п. 1 розд. I й розд. II Інструкції № 59, у наказі про відрядження дистанційного працівника доцільно вказати:

   • населений пункт, з якого працівник вирушає (місце його дистанційної роботи / фактичного перебування, узгоджене з ним);
   • населений пункт, куди відряджається (місцезнаходження головного офісу);
   • населений пункт, до якого працівник повертається (як правило, те саме місце дистанційної роботи);
   • строк відрядження, завдання, джерело компенсації витрат.
     Це дозволяє обґрунтувати виплату добових та компенсацію витрат на проїзд як відрядження, а не як додаткове благо.

5. Умови в трудовому договорі та локальних актах. Згідно з оновленими ст. 60-1 і 60-2 КЗпП, особливості направлення надомного і дистанційного працівника у службове відрядження мають визначатися трудовим договором про надомну / дистанційну роботу, що підтверджується і змінами, які слід врахувати в ПВТР за Законом № 4339-IX. Тому:

   • пропишіть у трудовому договорі з дистанційником можливість періодичних відряджень, порядок повідомлення про місцезнаходження, спосіб погодження маршруту;
   • у положенні про відрядження додайте окремий розділ для дистанційних працівників із правилами визначення точки відправлення та повернення, а також вимогою фіксувати це в наказі.

Фіксація місця відправлення, маршруту та умов відрядження в договорі й наказі дає змогу легально оформити поїздку дистанційного працівника до офісу як службове відрядження та коректно компенсувати всі витрати.