Оформлення працівника з випробувальним терміном: важливі нюанси і документи

Оформлюйте прийняття з випробувальним строком через заяву працівника, наказ про прийняття з окремим пунктом про випробування, посадову інструкцію та інші стандартні кадрові документи.

Під час випробування фіксуйте невідповідність доповідними або актами, а при звільненні — письмове попередження за 3 дні, наказ за п. 11 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231) та повний розрахунок у день звільнення.

Розглянемо докладніше відповіді на Ваші запитання:

1.Якщо роботодавець хоче встановити випробувальний строк, це має бути лише за згодою сторін (роботодавця і працівника) та зафіксовано в документах про прийняття на роботу, без такої фіксації працівник вважається прийнятим без випробування. У практиці оформлення найнадійніше прописувати умову і в заяві працівника, і в письмовому трудовому договорі (якщо укладаєте письмовий), і обов’язково в наказі про прийняття на роботу.

Під час прийняття працівника з випробуванням оформлюють стандартні кадрові документи, додатково фіксуючи погоджену умову про випробування.

Основні документи: Заява працівника — якщо на підприємстві прийнято оформлювати прийняття на роботу на її підставі. Трудовий договір — якщо його укладають у письмовій формі, доцільно передбачити в ньому умову про випробування та його тривалість. Наказ про прийняття на роботу — обов’язково зазначити умову про випробування та його строк. Посадова або робоча інструкція — визначити трудові функції та вимоги до роботи, з якими працівника потрібно ознайомити. Документи про ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці та вимогами з охорони праці — у передбачених законодавством випадках. Повідомлення ДПС про прийняття працівника — подати до фактичного допуску до роботи.

Випробування встановлюють за угодою сторін. На практиці на час випробування дають завдання, зразок для прикладу - Завдання працівника на період проходження випробування.

2. У заяві працівника умову про випробування зазначати не обов’язково, однак це доцільно для підтвердження домовленості сторін. У наказі про прийняття на роботу умова про випробування обов’язкова відповідно до ст. 26 КЗпП України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n161)
Строк випробування потрібно встановлювати в межах, передбачених ст. 27 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n166): за загальним правилом — до трьох місяців, для робітників — до одного місяця, а в окремих випадках за погодженням із профспілкою — до шести місяців. Дні фактичної відсутності працівника на роботі до строку випробування не зараховують.

3. Закон не встановлює обов’язкового переліку документів для оцінювання результатів випробування. Проте роботодавцю варто завчасно організувати документальну фіксацію результатів роботи.

Рекомендовано:

· на початку випробування визначити конкретні завдання, строки їх виконання та критерії оцінювання;

· оформлювати службові або доповідні записки керівника щодо невиконаних завдань;

· фіксувати конкретні помилки й недоліки актами, наприклад;

· зберігати завдання, листування, зауваження та результати повторної перевірки;

· за потреби отримувати письмові пояснення працівника;

· за результатами оцінювання підготувати висновок про відповідність або невідповідність працівника дорученій роботі.

Документи мають містити конкретні факти та показувати, які саме вимоги до роботи працівник не виконав.

4. Підстава звільнення — п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231) встановлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі протягом строку випробування.
Послідовність дій така:

1. Зафіксувати негативний результат випробування, наприклад у доповідній записці.

2. Письмово попередити працівника про звільнення за три дні. У попередженні зазначити заплановану дату звільнення та конкретні причини негативного результату. Стаття 28 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n171) вимагає письмового попередження за три дні.

3. Підтвердити вручення попередження. Бажано отримати підпис працівника та дату вручення. У разі відмови отримати документ або підписати його доцільно скласти акт.

4. Видати наказ про звільнення із зазначенням п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231) та фактичної підстави звільнення.

5. У день звільнення провести остаточний розрахунок, видати копію наказу та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми відповідно до ст. 47 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310) і 116 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n697).

Докладне роз’яснення зі зразками документів у статті «Випробування при прийнятті на роботу: встановлення та оформлення результатів» https://kadroland.com/news/861-viprobuvannya-pri-priinyatti-na-robotu-vstanovlennya-ta-oformlennya-rezultativ

Раді допомогти, звертайтесь ще!