Уточніть, будь-ласка, що означає "протерміновані документи"? Зазвичай у військово-облікових документах немає терміну. Є лише вікові обмеження для призовногу віку - після 27 років особа повинна стати на військовий облік і його посвідчення про приписку можна вважати протермінованим.

Щодо другого питання, то якщо особа чоловічої статі у віці до 60 років не має військово-облікових документів, то їх потрібно стати на військовий облік. Вам, як роботодавцю, слід видати під підпис повідомлення про необхідінсть стати на військовий облік. В разі ігнорування такого повідомлення, проінформувати ТЦК про порушення працівником правил військового обліку (п.34 Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n380)
Повідомлення робиться у довільній формі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!