Заголовок тимчасово відсутній

Ви все зробили правильно – повідомлення працівником по телефону не є підставою для оформлення наказу про надання відпустки.

Відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text) у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником. Тобто наразі будь-яку заяву працівник (за згодою роботодавця) може надіслати електронною поштою чи через будь-який мессенджер (вайбер, ватцап тощо), на підставі якої роботодавець може видати відповідний наказ. Тож якби Ваш працівник хоча б надіслав Вам електронною поштою чи через мессенджери заяву про відпустку без збереження заробітної плати, то Ви могли б могли на підставі цього оформити наказ, а оскільки він лише попередив про відсутність на роботі, то у Вас не було документальної підстави для оформлення такого наказу.

Єдине що, варто було б у табелі змінити позначку «ІН» на «І» – адже відповідно до Типової формі № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затвердженої наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0489202-08#Text), «ІН» означає інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов'язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.), а «І» – просто інші причини неявок (але які роботодавець одразу визнає поважними, тобто вони не є причиною визнання відсутності працівника прогулом).

Раді допомогти, звертайтесь ще!