Чи повинні ви надавати списки ваших студентів своєму департаменту - це вже питання вашої взаємодії і ваших локальних нормативних актів.
Якщо йдеться про департамент освіти, то впевнена, що у вас є свої локальні акти, які ругулюють взаємовідносини.

А от щодо повісток, то повістки ви повинні вручати лише за розпорядженням від ТЦК. (п.47 Порядку 1487)
У вас немає обов"язку отримувати повістки для своїх студентів на нарадах адміністрації без розпоряджень ТЦК.
Інша справа, що представники ТЦК можуть з"явитися у ваш заклад і вручити повістки особито.
Або з"явитися на нараду і кожному керівнику вручити розпорядження разом з повістками.

Раді допомогти, звертайтесь ще!