Заяви працівників, як і всі інші службові документи, підлягають обов’язковій реєстрації. У статті 122 Переліку 578/5 передбачено реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів. Тож заяви з будь-яких кадрових питань (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання усіх видів відпусток, матеріальної допомоги тощо) слід реєструвати у відповідній реєстраційній формі, запровадженій на підприємстві, — журналі, картотеці або електронній базі даних, призначеній для реєстрації саме внутрішніх документів підприємства.
На великому підприємстві зі складною структурою та значним штатом працівників для реєстрації заяв слід вести окрему реєстраційну форму. Цей обов’язок покладають на кадрову службу підприємства. На малих і середніх підприємствах заяви працівників можна реєструвати у відповідній реєстраційній формі разом з іншими внутрішніми документами — доповідними та пояснювальними записками, поданнями тощо. Зазвичай веде таку форму працівник служби діловодства або секретар керівника підприємства.
Реєструвати заяву потрібно в момент її подання до відділу кадрів чи секретареві керівника (залежно від запровадженого на конкретному підприємстві порядку проходження таких документів). Щодо нумерації, то реєстру.ють заяви в межах діловодного року. Проте штрафів за порушення ведення кадрового діловодства трудове законодавство не містить

Раді допомогти, звертайтесь ще!