Так, без згоди працівників можна обробляти персональні дані щодо дітей працівників, якщо вони необхідні для забезпечення гарантій, передбачених законодавством. Наприклад, для надання соціальної відпустки, передбаченої ст. 19 ЗУ «Про відпустки».

Підставами для обробки персональних даних є, зокрема, необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом (п. 5 ч. 1 ст. 11 Закону України «про захист персональних даних» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17#n102 ).

У Вашій ситуацій йдеться про додаткові гарантії, не передбачені законодавством. Тож згода працівників повинна бути. Також не радимо розміщувати скани цих свідоцтв у сховищі в програмі 1С. Володільці, розпорядники персональних даних та треті особи зобов’язані забезпечити захист цих даних від випадкових втрати або знищення, від незаконної обробки, у тому числі незаконного знищення чи доступу до персональних даних (ч. 1 ст. 24 Закону). В цій ситуації не зможете дотримати цю норму.

Раді допомогти, звертайтесь ще!