У штатному розписі вкажіть тількі ті посади, на яких працюють працівники і ту кількість штатних одиниць, яка є в наявності.

В подальшому якщо у вас будуть відкриватися вакансії ви будете вносити зміни в штатний розпис. Якщо ж ви плануєте вже брати на роботу працівників, то краще відразу внести таку вакансію в штатний розпис. Якщо згодом, то внесете зміни.Кількість внесення змін до штатного розпису законодавством не обмежується

Зауважу, що відповідно до п.3. ст. 64 ГКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/436-15#n485 підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Зміни до штатного розпису можна вносити наступним чином:

1. шляхом затвердження наказом з основної діяльності нового штатного розпису. При цьому зазначають наприклад:«Затвердити та ввести в дію з 01 січня 2024 року штатний розпис ТОВ «Мрія» у новій редакції, яка додається. У додатку зазначите новий штатний розпис.

2. шляхом внесення змін до штатного розпису наказом з основної діяльності. При цьому пишуть наприклад:
«Внести з 01 січня 2024 року до штатного розпису ТОВ «Мрія», затвердженого заказом від____ №__, такі зміни:

Вивести дві штатні одиниці "Механік" (код 3115 ) з посадовим окладом __________ грн. на місяць».

Необхідно зазначати в наказах дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, оскільки дата наказу не завжди зумовлює чинність змін. Це може бути дата видання наказу або інша дата, зафіксована в ньому. Зазвичай набрання чинності змінами визначають із початку календарного місяця. Зауважу, що заднім числом ввести в дію штатний розпис - не можна.

Якщо у вас бюджетна організація слід мати на увазі. Відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 р. № 228 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/228-2002-%D0%BF#Text визначено що штатні розписи бюджетних установ затверджуються в установленому порядку у місячний строк з початку бюджетного періоду.

Небюджетні підприємства, установи, організації переглядають і затверджують штатні розписи за необхідності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!