Ні, такого обов’язку в законодавстві нема.

Можна внести зміни до організаційних документів; облікових документів працівників, в особові картки, до особових справ та трудових книжок (за наявності); в реєстраційно-облікові журнали.

Перейменування або часткова зміна назви підприємства, що не супроводжувалися докорінною зміною його основних функцій, не є підставами для розмежування документів на два архівних фонди згідно п. 5 гл. 2 розд. ІХ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Внесіть зміни до організаційних документів: статут (положення про підприємство); положення про структурні підрозділи; посадові (робочі) інструкції; штатні розписи.

Щоб унести зміни до трудової книжки, керуйтеся настановами Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58/ Якщо за час роботи працівника підприємство змінює назву, внесіть запис до розділу «Відомості про роботу» трудової книжки, наприклад,ТОВ «ООО» з 01.03.2024 змінено на ТОВ «ТТТ» у якому враховані вимоги пункту 2.15 Інструкції № 58. Підстоою буде наказ про перейменування підприємства, який належить до наказів з основної діяльності. Пронумеруйте запис про зміну назви підприємства на випадок, якщо виникне потреба виправити помилково внесений запис або запис, внесений із помилкою.

У разі перейменування підприємства оформляти нові особові картки П-2 не потрібно. Натомість в особових картках акуратно закресліть попередню назву підприємства, а поруч або зверху зазначте нову повну назву.

В особових справах зазначте нову назву підприємства на обкладинках, внесіть записи про перейменування підприємства у доповнення до особових листків з обліку кадрів.

Зміни та доповнення вносять до посадових (робочих) інструкцій лише на підставі наказу керівника підприємства і за згодою працівника згідно Загальних положення Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП, затвердженого наказом Мінпраці та Мінсоцполітики України від 29.12.2004 № 336. Але щоб упровадити в практику інструкції з новою назвою підприємства, затвердьте їх в новій редакції наказом директора. Ознайомте працівників з оновленими посадовими (робочими) інструкціями. Копії цих документів видайте для зберігання на робочих місцях. Зміна назви підприємства не спричиняє зміни істотних умов праці. Отже, у цій ситуації не потрібно попереджати працівників про внесення змін до посадових (робочих) інструкцій.

Якщо на підприємстві запровадили журнальну форму реєстрації документів, зокрема кадрових наказів, не потрібно оформлювати нові реєстраційні журнали у зв’язку зі зміною найменування підприємства, що відбулася протягом діловодного року. Змінювати нумерацію наказів і починати її з № 1 теж не потрібно. Зміна назви підприємства не впливає на порядок реєстрації документів. Тож створювати нові реєстраційно-облікові форми не потрібно. Однак, у всіх журналах реєстрації та книгах обліку варто зробити запис про перейменування підприємства. На обкладинках журналів реєстрації та книг обліку зазначте нову назву підприємства та дату, з якої її застосовують.

Раді допомогти, звертайтесь ще!