Правила складання наказу на відрядження та облік робочого часу

Наказ доцільно оформити на період з 25 по 28 жовтня із розподілом: 25.10 — день вибуття, 26–27.10 — робочі дні у відрядженні, 28.10 — день прибуття; чи працює працівник 28-го та як це показувати в табелі, ви визначаєте локально (у ПВТР/Положенні про відрядження і в самому наказі) з урахуванням нічного прибуття.

Обґрунтування

Строк відрядження. За п. 7 Інструкції № 59 днем вибуття є день відправлення транспорту, а днем прибуття — день прибуття транспорту до місця постійної роботи. У вашій ситуації строк відрядження логічно визначити з 25.10.2026 по 28.10.2026 включно.

Вихід на роботу 28.10.2026. Норма, яка прямо зобов’язує або забороняє вихід на роботу в день нічного прибуття, у КЗпП чи Інструкції немає. Тому питання вирішує роботодавець і фіксує в ПВТР / Положенні про відрядження та в наказі:

1. або 28.10 вважаєте повним днем відрядження без роботи за основним місцем;
2. або визначаєте, що після прибуття з певної години працівник працює, і тоді цю частину дня табелюєте як робочий час. З огляду на прибуття о 3:00 ночі практично доцільно оформити 28.10 як день відрядження без роботи за основним місцем.

Добові та оплата. За ст. 121 КЗпП добові виплачують за всі календарні дні відрядження, включно з вихідними й днями дороги. Оплату праці за дні відрядження проводять за більшою величиною: середньою або денною зарплатою, але це стосується саме робочих днів, у яких згідно з наказом передбачено виконання роботи.

Табель обліку робочого часу. Практика така:

• 26–27.10 — робочі дні у відрядженні: у табелі верхній рядок — години за вашим графіком (наприклад 8), нижній — код «ВД» / «07».
• 25.10 (неділя, виїзд) — якщо робота не виконується, у табелі ставлять «ВД» без годин або «ВД» з 8 годинами залежно від локального порядку табелювання, але в будь-якому разі цей день не є робочим за графіком.
• 28.10 (нічне прибуття):
  • якщо наказом визначите, що це день відрядження без роботи за місцем постійної роботи — табелюєте як день відрядження (код «ВД», години за локальним порядком);
  • якщо працівник після прибуття має працювати частину дня — відображаєте: години роботи як звичайний робочий час, а при потребі окремо фіксуєте години дороги у відрядженні (це слід передбачити в Положенні про табельний облік).

Формулювання наказу. У наказі доцільно:

1. Встановити строк відрядження: «строком на 4 календарні дні з 25 жовтня 2026 року по 28 жовтня 2026 року до м. ___ для ___».
2. Окремим пунктом розписати порядок перебування:
   • 25.10.2026 (неділя) — день вибуття, робота не виконується;
   • 26–27.10.2026 — фактичне виконання роботи згідно зі службовим завданням;
   • 28.10.2026 — день прибуття з відрядження, робота за місцем постійної роботи не виконується (або, якщо вирішите інакше, — «після прибуття до роботи приступає з __ год.»).
3. Вказати розмір добових, аванс, обов’язок подати авансовий звіт.

Підсумково, порядок роботи 28.10 та спосіб табелювання цього дня слід прямо зафіксувати у вашому Положенні про відрядження / ПВТР і відобразити в тексті наказу, щоб уникнути спорів з працівником і контролюючими органами.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?