Звільнення працівника через смерть: необхідність подання в ПФУ

Якщо ваш роботодавець належить до тих, хто зобов’язаний передавати оперативні відомості (держоргани, органи місцевого самоврядування, «критично важливі» підприємства), то подавати інформацію про припинення трудового договору через смерть потрібно, але дату смерті 17.10 система в оперативних відомостях не пропустить, тому це роблять через «Відомості про трудові відносини» із прикріпленням наказу та свідоцтва про смерть. Датою припинення трудового договору у наказі й у записі для ПФУ все одно має бути 17.10, навіть якщо наказ видано 22.10.

Обґрунтування

1. Обов’язок подавати оперативні відомості. Відповідно до пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 №1332 оперативні відомості до ПФУ про прийняття, переведення, звільнення, припинення/відновлення дії трудового договору подають органи державної влади, органи місцевого самоврядування та підприємства, установи, організації, визнані критично важливими; якщо ваш роботодавець не належить до цих категорій, оперативні відомості подавати не потрібно.

2. Дата припинення трудового договору при смерті. Припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника здійснюють за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, при цьому датою припинення трудового договору є саме дата смерті, незалежно від дати видання наказу, що прямо випливає з цієї норми та застосовується у наказі й записах до ПФУ п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

3. Як подати відомості, якщо наказ пізніше дати смерті. Система оперативних відомостей ПФУ не приймає «задню» дату припинення трудових відносин, тобто відправити оперативне повідомлення саме з датою 17.10 не вийде, якщо на момент подання ця дата вже минула. У такому випадку рекомендують: зайти в кабінет страхувальника → «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)» → створити запис («Додати запис» або через xml) з датою припинення 17.10, додавши сканкопію наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника та, за можливості, свідоцтва про смерть.

4. Ризики та санкції. Коли неможливо подати оперативні відомості з реальною датою смерті через технічні обмеження ПФУ і інформація передається іншим дозволеним механізмом («Відомості про трудові відносини» з підтвердними документами), штрафні санкції за таку ситуацію не застосовуються, оскільки затримка обумовлена саме неможливістю прийняття «колишньої» дати системою.

У вашій ситуації наказ обґрунтовано датувати 22.10, у ньому й у записі для ПФУ вказати дату припинення 17.10 і подати дані через розділ «Відомості про трудові відносини» з доданими копіями наказу та свідоцтва про смерть.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?