Військовий облік продовжує викликати запитання у кадровиків: які документи використовувати, як заповнювати списки, що робити з електронними військово-обліковими документами з «Резерв+» і паперовими квитками. Розбираємо нюанси, пояснюємо, коли доречно використовувати один документ, а коли обидва, і як уникнути помилок під час перевірок ТЦК.
Чому слово «документів» у множині створює колізію
Перш за все нагадаємо зміст п. 20 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), адже саме тут міститься норма, яка визначає, що військовий облік ведеться на підставі даних паспорта та військово-облікових документів.
Слово «документів» вживається у множині. Для тих, хто тільки починає опікуватися питаннями військового обліку, може здаватися очевидним, що документів можна використовувати один, два або навіть більше для заповнення цих списків. Проте насправді ті, хто давно в темі, знають, що це лише частина 20-го пункту, яка залишилася. Раніше під цим визначенням містився перелік військово-облікових документів, якими ми користуємося при заповненні списків.
Таким чином, залишивши слово «документів» у множині, створюється враження, що ми можемо використовувати будь-яку кількість документів. Також у нас є примітка до переліку відомостей, які ми зазначаємо в списку. Звучить вона так: графи заповнюються згідно з паспортом громадянина України та військово-обліковим документом, який призовник, військовозобов'язаний або резервіст надав під час працевлаштування. Ця норма має нас насторожувати. Якщо розглядати її філософськи, ми можемо приймати на роботу призовника, який пропрацює певну кількість років, набуде статусу військовозобов'язаного, і ми вже не будемо користуватися його тимчасовим посвідченням.
Як поводитися з копіями старих військово-облікових документів
Таким чином, згадана норма є досить гіпотетичною. Але про що вона свідчить? Якщо при прийнятті на роботу ви вели військовий облік на підставі приписного свідоцтва, тоді надалі ви маєте зберігати цей документ після його заміни на ВОД, наприклад, для військовозобов'язаного. Безперечно, існують терміни зберігання документів, і все це зрозуміло з погляду діловодства. Однак ви знаєте, що коли територіальні центри комплектування (ТЦК) приходять із перевірками, законодавство не визначає термін, за який вони мають право перевіряти наші списки принаймні з 2023 року. Тож будьте обережні з копіями документів, якими ви вже не користуєтеся. Їх доцільніше зберігати, адже це безпечніше з погляду перевірок.
Один документ чи два: що дозволено зараз
Отже, як же бути: використовувати один документ чи два? Генеральний штаб наразі не надає роз'яснень, хоча саме він наділений повноваженнями пояснювати застосування норм Порядку №1487. Проте є роз'яснення Міністерства оборони, згідно з яким можна використовувати обидва документи – паперовий та електронний. Та раджу ставлюся до цієї позиції досить обережно, адже списки в ідеалі мають бути заповнені повністю, але розглянемо перший варіант.
Що робити, якщо дані у військовому квитку і «Резерв+» різняться
Припустимо, у нас є військово-обліковий документ, наприклад, військовий квиток. Він максимально інформативний, але може не містити номер з Єдиного державного реєстру військовозобов'язаних. Якщо у нас є документ, згенерований у «Резерв+», і інформація, зазначена в ньому, відрізняється від тієї, що міститься у військовому квитку, використовувати військовий квиток немає сенсу, оскільки спочатку ми маємо поінформувати працівника, що відповідно до п. 4 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі – Порядок № 559, Постанова № 559) він має звернутися та внести зміни до паперового документа.
Коли можна використовувати обидва документи одночасно
Але може бути й інша ситуація.
Якщо у нас є паперовий військово-обліковий документ, наприклад, тимчасове посвідчення, і документ, згенерований у «Резерв+», який містить актуальну інформацію, і ця інформація збігається з даними, що є в тимчасовому посвідченні, я не бачу великої проблеми в тому, щоб використовувати обидва документи.
Однак насправді існує юридична колізія. Якщо ми звернемося до п. 2 Постанови №559, то побачимо, що паперові військово-облікові документи, видані до набуття чинності постановою, залишаються чинними до їх заміни новими.
Водночас у п. 2 Порядку №559, визначено, що документи оформлюються і замінюються шляхом формування їх в електронному кабінеті, тобто в «Резерв+». Таким чином, ми маємо ситуацію, коли згенерований резерв фактично замінює попередній паперовий документ, який втрачає свою чинність. Однак, якщо інформація збігається, вважаю, що можна використовувати два документи. Тобто не йтиметься про порушення, за яке можна накласти штраф.
У яких випадках без «Резерв+» не обійтися
Принципово важливо, що можуть бути ситуації, коли ми не можемо обійтися без «Резерв+». Припустимо, у працівника паспорт у формі ID-картки. Тоді ми не бачимо інформації про зареєстроване місце проживання. Безумовно, можна попросити працівника сформувати довідку, але списки ведуться на підставі паспорта і військово-облікового документа. У такому випадку доречніше використовувати саме «Резерв+», оскільки він завжди містить інформацію про місце проживання або реєстрації.
Висновки
- Якщо паперовий документ містить ті самі відомості, що й «Резерв+», то навряд чи це буде розглядатися як порушення. Головне – уникнути пустих рядків у списку.
- Якщо інформація відрізняється, можна вносити дані з ВОД сформованого у «Резерв+», які є актуальними, а інші заповнювати з паперового документа.
- Наразі немає практики, яка б дозволяла стверджувати, що використання двох документів призведе до штрафних санкцій. Ба більше, є ТЦК, які прямо просять заповнювати списки з обох документів, якщо вони не суперечать, і не залишати пустих граф у списку.
Шаблони та зразки документів
Мінікурс на тему:
ВОД з Резерв+: оновлення, звіряння даних зі списками та повідомлення ТЦК
Статті та консультації на тему:
Подання роботодавцю оновленого ВОД у разі генерування в Резерв+
Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому
Відстрочка через «Резерв+» і ЦНАП, а ТЦК більше не прийматиме документи
Звіряння з «чужим» ТЦК: від планування до оформлення результатів
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
