Подання роботодавцю оновленого ВОД у разі генерування в Резерв+

1. Правила для електронних ВОД
2. Як забезпечити надання працівниками оновлених ВОД
3. Наслідки неотримання роботодавцем оновлених працівником ВОД
4. Висновки

Нещодавно змінився візуал і деякі графи електронного ВОД у «Резерв+». Більше про це тут. За змістом ніяких суттєвих змін не відбулося, тому потреби вимагати у працівників замінити у «Резерв+» та терміново надати роздруківки ВОД, немає.

Водночас працівники, зокрема, із цікавості можуть самостійно оновити ВОД і ось тут вже... Тож у статті розглядаємо випадки, коли працівники повинні подати роздруківки оновленого електронного ВОД і як може себе убезпечити роботодавець.

Правила для електронних ВОД

Оформлення ВОД зараз здійснюється за правилами, встановленими Порядком оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі – Порядок № 559, Постанова № 559).

Нагадаємо, відповідно до п. 2 Порядку № 559 ВОД можуть видаватися:

1. в електронній формі – засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста та/або Державного веб-порталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони та/або Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі – Портал Дія), зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія);
2. у паперовій формі – на бланку, форма якого наведена у додатку до Постанови № 559.

ВОД старого зразка, видані до набрання чинності Постановою № 559 вважаються дійсними на всій території України до видачі ВОД нового зразка (п. 2 Постанови № 559).

Тому, якщо працівником, котрий має паперовий ВОД старого зразка був сформований ВОД за допомогою за стосунку Резерв+, ВОД старого зразка втрачає чинність.

Отже, в таких випадках роботодавцю необхідно мати данні про цей оновлений ВОД працівника. Та, роботодавець не може самостійно контролювати процес формування працівниками своїх ВОД в електронному вигляді.

Водночас роботодавець повинен підтримувати Списки персонального військового обліку в актуальному стані. Відповідно п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487), внесення змін до Списків повинно відбуватися протягом 5 днів з дня подання відповідних документів (або відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу Дія). Також про зміни облікових даних роботодавець повинен повідомити ТЦК до 5 числа наступного місяця за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 1487 (повідомлення про зміну облікових даних).

З цього випливає: коли працівник згенерував новий ВОД за допомогою Резерв+, інформація про це повинна бути надана працівником роботодавцю (з наданням роздрукованого ВОД). Тому у роботодавців й виникає наступне запитання.

Як забезпечити надання працівниками оновлених ВОД

Тільки шляхом ознайомлення працівників з цим обов’язком під підпис. Для цього роботодавцю варто видати відповідний наказ на підставі п. 34 Порядку № 1487. Згідно з цим пунктом роботодавець зобов’язаний, зокрема здійснювати:

1. проведення відповідної роз’яснювальної роботи серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними правил військового обліку;
2. постійний контроль за виконанням посадовими особами державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій вимог цього Порядку, а призовниками, військовозобов’язаними та резервістами – правил військового обліку.

Наказ складайте у довільній формі із включенням в нього всіх необхідних реквізитів. Радимо вказати у такому наказі про:

1. обов’язок працівників, які замість ВОД старого зразка отримали новий (не важливо, паперовий, чи електронний за допомогою Резерв+) повідомити про цей факт роботодавця та надати новий ВОД для внесення відповідних змін у Списки, а також додання копії до справи;
2. обов’язок працівників, у яких закінчився строк електронного ВОД, оформити (створити) новий ВОД та надати його роботодавцю для оперативного внесення даних у Списки персонального військового обліку.

Нагадаємо, що строк дії ВОД в електронній формі становить не більше одного року з дати його формування та не може перевищувати строк дії відстрочки від направлення для проходження базової військової служби для призовників або відстрочки від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період (бронювання) для військовозобов’язаних та резервістів.

Також варто вказати у наказі строк повідомлення працівником роботодавця про зміну ВОД. Вкажіть розумний для цього строк, наприклад, 5 днів.

Також не зайвим буде вказати у наказі, що у разі невиконання працівниками обов’язків щодо інформування про оновлення ВОД, роботодавець повинен буде проінформувати про ці випадки ТЦК, для притягнення таких працівників до відповідальності згідно з законодавством, як це передбачено п. 34 Порядку №1487. Згідно з цією нормою підприємства, установи та організації здійснюють:

постійне інформування відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів про посадових осіб державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які порушують вимоги цього Порядку, а також про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують правила військового обліку, для притягнення їх до відповідальності згідно із законом

Ознайомте з цим наказом всіх працівників, які підлягають персональному військовому обліку, під підпис.

Детальніше про ВОД з Резерв+ можна дізнатися з нашого Мінікурсу за посиланням

Наслідки неотримання роботодавцем оновлених працівником ВОД

За порушення порядку ведення військового обліку законодавством передбачені чималі штрафи. Нагадаємо, що застосовують їх до посадових осіб юросіб на підставі ст. 210¹ Кодекс України про адміністративні правопорушення. Ця стаття передбачає застосування штрафу за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, скоєні в особливий період в розмірі від 2 000 до 3 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 000 до 59 500 грн).

Проте, на нашу думку, у разі несвоєчасного отримання від працівника інформації про оновлення ним ВОД, застосування такого штрафу досить малоймовірне. Адже, про таке порушення ТЦК може дізнатися тільки під час звіряння Списків, або під час здійснення перевірок. Зазвичай, перед здійсненням звірянь та перевірок роботодавці проводять внутрішні звіряння та за необхідності вносять корективи у Списки.

Але, щоб не було небажаних несподіванок в останню мить перед зовнішнім звірянням з ТЦК, або перевіркою, варто подбати про цей момент заздалегідь. Для чого й радимо вам довести до працівників їх обов’язок надати оновлений ВОД роботодавцю шляхом видання відповідного наказу.

Висновки

1. Виходячи з правил ведення військового обліку, роботодавець зацікавлений в тому, щоб працівники своєчасно надавали йому оновлені ВОД, особливо у випадку, якщо строк дії попереднього ВОД вже закінчився. Це дозволить своєчасно вносити зміни у Списки, та подавати інформацію про зміни до ТЦК, а отже – збереже час при підготовці до перевірки ТЦК або зовнішньому звірянню.
2. Зобов’язати працівників надавати оновлений ВОД можна шляхом видання відповідного наказу, з яким ознайомити кожного з працівників, що підлягає персональному військовому обліку, під підпис.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів

Повідомлення працівнику, щодо отримання (оновлення) військово-облікового документу

Повідомлення про інформування працівників щодо потреби надання ВОД для звіряння

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Мінікурс на тему:

ВОД з Резерв+: оновлення, звіряння даних зі списками та повідомлення ТЦК

Статті та консультації на тему:

Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому

Відстрочка через «Резерв+» і ЦНАП, а ТЦК більше не прийматиме документи

Звіряння з «чужим» ТЦК: від планування до оформлення результатів

Чи обов’язкова роздруківка з «Резерв+» для звіряння з ТЦК

Оновився «Резерв+»: чи збирати нові роздруківки