Копія наказу VS Витяг з наказу: різниця та оформлення

Коли потрібно оформлювати – витяг з наказу, а коли утворювати копію наказу? Чим копія та витяг відрізняються один від одного? В рамках мінікурсу відповімо на ці та інші запитання, та розповімо про правила їхнього оформлення та застосування на практиці.

 

Чим відрізняються копія та витяг і як це впливає на їхню юридичну силу

У кадровій роботі часто виникають ситуації, коли потрібно надати копію документа або витяг з нього – і саме в цей момент з’являються сумніви, що обрати.

Наприклад, працівниця звертається із проханням надати їй «витяг з наказу про відпустку для догляду за дитиною до 3 років». Чи дійсно потрібен витяг, якщо наказ містить лише один пункт і стосується лише неї?

Або інша ситуація: інспектор Держпраці запитує підтвердження повноважень директора. Чи слід надсилати весь протокол загальних зборів, чи достатньо витягу?

Щоб уникнути помилок, важливо розуміти, що ці документи різняться не лише оформленням, а і юридичною силою.

 

Якими нормативами регулюється підготовка копій і витягів у діловодстві

Визначення термінів «копія» та «витяг» містяться у:

1. Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5);
2. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020);
3. Національному стандарті України ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (далі – ДСТУ 2732:2023).

Ці документи повинні застосовувати всі юрособи незалежно від форми власності. Порядок підготовки та засвідчення копій і витягів регулюється зазначеними нормативами, а також внутрішніми інструкціями з діловодства підприємства.

 

Чи має копія повністю відтворювати зміст і реквізити оригіналу

Копія документа – це повне та точне відтворення інформації, реквізитів оригіналу документа, а в окремих випадках і зовнішніх ознак оригіналу. Вона має відповідати первинному документу й не може містити нерозбірливих фрагментів, виправлень, підчисток або приписок. За відсутності оригіналу допускається виготовлення копії з його засвідченої копії.

 

Коли доцільно оформлювати витяг і що він має містити

Витяг зі службового документа – це засвідчена копія лише потрібної частини тексту документа, оформленого та зареєстрованого в установленому порядку. Витяг використовується тоді, коли необхідно підтвердити конкретне рішення, не розкриваючи зміст усього документа.

 

У яких випадках роботодавець зобов’язаний видати саме копію наказу працівнику

Найяскравішим прикладом, коли законодавство прямо вимагає надання копії документа є звільнення працівника. Відповідно до ст. 47 КЗпП роботодавець, зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення. За тим самим принципом копію надають у всіх випадках, коли документ є індивідуальним і стосується конкретного працівника. Тож у ситуації, описаній вище, – коли працівниця просить «витяг з наказу про відпустку для догляду за дитиною до 3 років», а наказ містить лише один пункт, що стосується саме її, – слід видати копію наказу, а не витяг.

 

Чому у зведених наказах працівнику видають витяг, а не копію

Інша ситуація – зведений наказ про направлення працівників на навчання чи підвищення кваліфікації. Наприклад, роботодавець видає один наказ, у якому зазначено кількох працівників, строки їхнього навчання та найменування курсів. Якщо один із працівників просить надати документ для пред’явлення навчальному центру, надавати копію всього наказу недоцільно, адже він містить дані інших працівників.

Уніфіковану форму витягу з наказу наведено в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Зразки витягів та правил їх оформлення доступні у курсі «Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020» на Kadroland.

 

 

Коли витяг є оптимальним способом підтвердження конкретного рішення

Ще одна типова ситуація, коли слід обрати саме витяг замість копії, – це запити органів контролю. Якщо, як у наведеному вище прикладі з інспектором Держпраці, потрібно підтвердити лише окреме рішення, зафіксоване у протоколі загальних зборів, немає потреби надавати весь документ. Достатньо оформити витяг, що містить саме той пункт, який стосується предмета запиту.

Отже, копія і витяг – це різні по суті документи, і порядок їхнього оформлення також відрізняється.

 

На які види поділяються копії документів і як правильно їх виготовляти

Копії документів поділяють на два основні види залежно від способу їх виготовлення:

• факсимільні копії – найпоширеніші; вони повністю відтворюють вигляд оригіналу, включно з усіма реквізитами та оформленням, і виготовляються, наприклад, за допомогою ксерокса чи сканера;
• вільні – коли текст переписують вручну або друкують заново, з обов’язковим точним відтворенням змісту.

У деяких випадках копію дозволено засвідчувати без особистого підпису автора документа – наприклад, коли її передають іншій установі або залишають у діловодстві.

Якщо копія зберігається у внутрішній справі установи, текст бланка може не відтворюватися – достатньо дати та реєстраційного індексу оригіналу, посади й підпису особи, що засвідчує копію, дати засвідчення та відбитка печатки служби діловодства.

 

Які реквізити обов’язково містить витяг з документа-оригіналу

Витяг оформлюють на загальному бланку установи або стандартному аркуші формату А4 чи А5. Якщо це витяг з наказу, до нього дослівно переносять обов’язкові реквізити: найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ, дату та індекс документа, місце складення й заголовок. Назва виду документа має бути чіткою: «Витяг з наказу», «Витяг з протоколу» тощо. Якщо документ має вступну частину – її відтворюють повністю. З основної частини беруть лише той пункт, який необхідний для підтвердження конкретного факту чи рішення. У витягу також відтворюють реквізит «Підпис», але без фактичного підпису посадової особи.

 

Коли копія та витяг набувають юридичної сили і як правильно їх засвідчити

І копія, і витяг набувають юридичної сили лише після належного засвідчення в установленому порядку за ДСТУ 4163:2020. Під реквізитом «Підпис» зазначають «Згідно з оригіналом», посаду відповідальної особи, її підпис із розшифруванням (ім’я та прізвище великими літерами) і дату засвідчення.

Наприклад: начальник відділу кадрів Катерина Мишко засвідчує копію наказу про звільнення, зазначаючи «Згідно з оригіналом», нижче вказує свою посаду, ставить підпис, ім’я та прізвище великими літерами та нижче зазначає дату засвідчення.

Витяги з протоколів засвідчує секретар, який веде їх облік; з наказів – керівник служби діловодства або особа, відповідальна за зберігання.

 

Як засвідчуються багатосторінкові копії та витяги у разі потреби

Якщо документ містить кілька сторінок – їх нумерують і ставлять позначку про загальну кількість аркушів. За рішенням установи або на її вимогу допускається засвідчувати документи поаркушно.

 

Чи треба напис «Згідно з оригіналом» скріплювати печаткою підприємства

Напис про засвідчення як копії, так і витягу скріплюють печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу підприємства за наявності.

 

Чи обов’язково проставляти позначку «Копія» на документах

Ще одна важлива деталь: нині Правила № 1000/5 більше не містять вимоги ставити слово «Копія» у верхньому правому куті копії документа. Раніше відсутність такої відмітки на копії могла ставати підставою вважати її незасвідченою. Водночас вимога проставляти штамп «Копія» залишається чинною для архівних копій та витягів.

 

Як оформлювати копії та витяги в електронному форматі з використанням КЕП

Копії та витяги можуть оформлюватися й повністю в цифровому форматі. Якщо підприємство використовує КЕП та має внутрішні правила електронного документообігу, такі документи можна створити, підписати та передати онлайн. Вони мають таку саму юридичну силу, як і паперові.

 

Висновки

1. Копія та витяг, хоча й походять від одного оригіналу, виконують різні функції.
2. Копія забезпечує повне відтворення документа й використовується там, де цього прямо вимагає закон, наприклад при звільненні працівника. Витяг, навпаки, створюється лише з певної частини службового документа: до нього вносять тільки той фрагмент тексту або конкретне рішення, яке потрібно підтвердити. Такий підхід дозволяє зберегти конфіденційність і не розкривати зайву інформацію, особливо коли документ зведений і містить кілька управлінських рішень.
3. Порядок підготовки та засвідчення копій і витягів регулюється Правилами №1000/5 та ДСТУ 2732:2023, а юридичної сили вони набувають лише після належного засвідчення відповідно до ДСТУ 4163:2020.

 

Мінікурси на тему:

Копія наказу про звільнення: правила оформлення

Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020

 

Статті та консультації на тему:

Копія наказу про звільнення: як скласти і завірити

Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення

Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок

Що оформити: копію чи витяг з наказу

Печатка на кадрових наказах: коли ставиться та чи обов’язково видавати копії працівникам