Kadroland | Працівник не вийшов на роботу: дії кадровика

Слухати чи завантажити аудіозапис

Сьогодні на мінікурсі розберемо, як правильно зафіксувати відсутність працівника на робочому місці, які відмітки проставляти в табелі обліку робочого часу та чому звільнення за прогул є крайнім і доволі ризикованим заходом, особливо під час воєнного стану.

Працівник не виходить на зв’язок: зафіксуйте відсутність

На практиці доволі часто трапляються ситуації, коли працівник раптово перестає виходити на роботу. При цьому наявність зв’язку з працівником значно спрощує дії кадровика, адже алгоритм реагування у такому випадку є зрозумілим і прогнозованим.

Найбільші труднощі виникають, коли працівник не виходить на зв’язок, особливо в умовах воєнного стану, коли тривають мобілізаційні процеси, відбуваються вимушені переміщення та виникають перебої зі зв’язком, що потребує від роботодавця виважених і правомірних дій.

У разі неявки працівника особа, відповідальна за ведення кадрового обліку ( інспектор з кадрів), має розпочати офіційне документування відсутності. Оскільки законодавство не визначає чіткого порядку її фіксації, на практиці застосовують такий алгоритм:

фіксують неявку доповідною запискою керівнику;
складають акт про відсутність за кожен день із зазначенням дати, часу та місця;
направляють працівнику вимогу надати письмові пояснення, отримують відповідь або фіксують відмову відповідним актом.

Дії під час відсутності працівника

До з’ясування причин відсутності за працівником зберігаються робоче місце та посада, трудові відносини не припиняються. Водночас цей період не оплачується та не зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку.

До моменту появи працівника на робочому місці у Табелі обліку використання робочого часу проставляють відмітки «НЗ» — відсутній з нез’ясованих причин (або цифровий код «28»).

Якщо згодом з’ясується, що причина відсутності була поважною, наприклад, тимчасова непрацездатність чи мобілізація, відповідні відмітки в табелі необхідно змінити: код «НЗ» –на «ЛН» у разі лікарняного або на «ІН» (інший невідпрацьований час) на підставі підтвердних документів про мобілізацію (повістки, довідки тощо).

Коли відсутність – не прогул

Але що робити, якщо працівник не виходить на зв’язок і з’ясувати причини його неявки неможливо? Чи можна в такій ситуації звільнити працівника за прогул?

Прогул — це відсутність на роботі понад три години без поважних причин, які мають бути встановлені (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Обставини війни — зокрема, перебування в укритті чи неможливість дістатися до роботи через обстріли — визнаються поважними причинами, що підтверджується практикою Верховного Суду.

Без пояснень працівника роботодавець не може оцінити поважність причин неявки. Оскільки звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням, роботодавець зобов’язаний витребувати письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП), а їх ненадання — зафіксувати відмову актом.

Звільнення за прогул

У разі доказовості та при проведенні належної процедури звільнення за прогул не заборонено під час воєнного стану.

Разом із тим, в умовах воєнного стану законодавство передбачає спеціальну підставу для припинення трудових відносин — звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП у разі відсутності працівника на роботі та будь-якої інформації про причини такої неявки понад чотири місяці поспіль. Для застосування цієї норми одночасно мають бути виконані дві умови:

фактична безперервна відсутність працівника понад 4 місяці;
повна відсутність у роботодавця інформації про причини неявки протягом цього періоду.

За недотримання хоча б однієї з цих умов звільнення може бути визнане судом незаконним.

Альтернативні варіанти оформлення відсутності на роботі

Якщо працівник вийшов на зв’язок, але об’єктивно не може приступити до роботи, наприклад, через виїзд за кордон у зв’язку з бойовими діями, роботодавець має кілька законних варіантів оформлення його відсутності. Серед них: дистанційнаробота, простій, відпустка без збереження заробітної плати, щорічні або інші оплачувані відпустки, а також призупинення дії трудового договору.

Ще можлива ситуація, коли працівник, скажімо без належного оформлення не вийшов на роботу 1 та 2 січня. У такому разі роботодавець проводить усю процедуру щодо відсутності, затребує пояснення. Якщо, на думку роботодавця, викладені причини відсутності є поважними, то він може не притягувати працівника до дисциплінарної відповідальності, а протабелювати позначкою «І» як інші причини неявок.

Висновки

Тривала неявка працівника на робочому місці не завжди є підставою для звільнення за прогул.
Першочергове завдання кадровика — забезпечити належне документальне оформлення ситуації: зафіксувати неявку, витребувати письмові пояснення, встановити причини відсутності та здійснити відповідне табелювання.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення за прогул

Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі

Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною

Доповідна записка про відсутність на роботі

Наказ про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку відсутністю працівника на роботі понад чотири місяці

Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці

Акт про відсутність працівника на роботі

Статті та консультації на тему: