Kadroland | Повідомлення до ТЦК за додатком 4: встигнути до 5 березня

Слухати чи завантажити аудіозапис

Як правильно подати повідомлення до ТЦК про зміни облікових даних і не пропустити дедлайн? Що робити, якщо працівник змінив дані й забув повідомити вчасно? Та навіщо додаток 4 надсилають із супровідним листом і що у ньому потрібно вказувати? Зібрали для вас відповіді на ці запитання.

Подання додатка 4: головний дедлайн для роботодавців до 5 березня

На календарі початок березня, а це означає, що для кадровиків та відповідальних за військовий облік наближається важливий дедлайн. До 5 березня 2026 підприємства мають відзвітувати перед ТЦК та СП про всі зміни в облікових даних своїх працівників.

Як правильно повідомляти ТЦК про зміни облікових даних працівників

Пункт 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487) зобов’язує всі підприємства, установи та організації, незалежно від форми власності, своєчасно інформувати ТЦК про прийняття, звільнення або будь-які зміни в облікових даних працівників. Основним засобом для цього є додаток 4, який з грудня 2025 року подається за оновленою формою, адаптованою до електронних військово-облікових документів, з VIN-кодом, часом та датою формування е-документа.

Коли подавати додаток 4: протягом 7 днів чи щомісяця до 5 числа

Існує два сценарії подання повідомлення про зміну облікових даних.

Перший – оперативний: протягом 7 календарних днів з дати видання наказу про прийняття на роботу або звільнення працівників, які є військовозобов’язаними, призовниками чи резервістами.

Другий – щомісячний: до 5-го числа місяця, якщо відбулися зміни в особистих даних працівника або були виявлені розбіжності під час внутрішнього звіряння.

У яких випадках додаток 4 подається разом із супровідним листом

З 16 грудня 2025 року у додатку 4, який подаємо при прийнятті та звільненні, також потрібно інформувати про відсутність у військово-обліковому документі інформації для заповнення списків військового обліку – зокрема, про військове звання, облікову спеціальність, відстрочку, бронювання, проходження військової служби та мобілізаційне розпорядження.

Проте про відсутність такої інформації зазначають у супровідному листі, оскільки в самому додатку 4 не передбачено окремих граф для цих відомостей.

Наприклад, якщо під час працевлаштування у військовому квитку працівника немає відмітки про бронювання, разом із повідомленням про прийняття до ТЦК надсилається супровідний лист, у якому зазначено відсутність цієї інформації.

Якщо зі звітуванням про прийняття та звільнення працівників усе більш-менш зрозуміло, то повідомлення про зміну облікових даних зазвичай викликає більше запитань.

Які зміни персональних даних потрібно обов’язково повідомляти ТЦК

Роботодавець зобов’язаний повідомити ТЦК, якщо у військовозобов’язаного працівника змінилися:

прізвище, ім'я чи по батькові;
реквізити паспорта (внутрішнього чи закордонного);
адреса реєстрації або фактичного проживання;
сімейний стан чи освіта;
місце роботи або посада (включаючи переведення).

Як діяти, якщо працівник повідомив про зміни із запізненням

Роботодавець дізнається про зміни в облікових даних або від самого працівника, який зобов’язаний надати підтвердні документи, або під час внутрішнього звіряння – у разі виявлення розбіжностей між військово-обліковими документами працівників і даними Списків персонального військового обліку.

Якщо працівник повідомив про зміну облікових даних із запізненням, рекомендується отримати від нього копію підтвердного документа із зазначенням дати подання. Бажано, щоб працівник подав і заяву з проханням долучити відповідні документи до його облікових даних.

Від якої дати обчислюється строк подання повідомлення до ТЦК

Розглянемо це на прикладі.

Приклад. Працівник змінив місце реєстрації ще у грудні 2025 року, але повідомив роботодавця лише 27 лютого 26 року, надавши витяг з «Дії» про нову адресу

У такому випадку на копії витягу робимо відмітку «Отримано 27.02.20 26», працівник ставить підпис і дату. Також працівник подає заяву з проханням долучити витяг до його облікових даних.

Саме 27 лютого 2026 року вважається початком відліку строку для подання повідомлення до ТЦК, тому додаток 4 про зміну місця реєстрації слід подати до 5 березня, орієнтуючись на дату отримання документів, а не на фактичну зміну.

Чому строки подання додатка 4 не переносяться через вихідні

За загальним правилом, якщо останній день строку припадає на вихідний або святковий день, він переноситься на перший робочий день. Проте Порядок №1487 є спеціальним нормативним актом і не передбачає такого переносу.

Тому ТЦК може вимагати подання документів саме до визначеної дати. Щоб уникнути проблем, повідомлення про зміну облікових даних краще подати напередодні, якщо гранична дата його надсилання приходиться у певному місяці на вихідні дні.

А от у березні 2026 року 5 число припадає на четвер, тож додаток 4 можна сміливо подавати до цього дня.

Якщо додаток 4 раніше не був поданий у встановлений строк, спеціальних додаткових строків для його подання законодавством не передбачено – його слід подати якомога швидше.

Куди і як правильно надсилати підписаний додаток 4

Підписаний керівником підприємства додаток 4 подають до ТЦК, де працівник перебуває на обліку, – рекомендованим листом через Укрпошту з описом вкладення або особисто під час візиту. Хоча урядом запущено експериментальний проєкт електронного працевлаштування через систему «Обрій», автоматичне подання додатка 4 через «Дію» запрацює не раніше III кварталу 2026 року.

Які штрафи загрожують за неподання або прострочення подання додатка 4

Несвоєчасне подання або ігнорування повідомлення про зміну облікових даних – це порушення законодавства про оборону та мобілізацію. Під час воєнного стану (в особливий період) штрафи на посадових осіб складають від 34000 грн до 59500 грн (ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Висновки

Повідомлення за додатком 4 подається:
щомісяця до 5-го числа щодо змін персональних даних працівників;
протягом 7 календарних днів після видання наказу про прийняття чи звільнення працівника.
Якщо працівник надав інформацію про зміни із запізненням, роботодавець фіксує дату фактичного отримання документів, від якої обчислюється строк для подання звітності до ТЦК.
Додаток 4 підписує керівник і надсилається до ТЦК, де працівник перебуває на обліку.

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4, у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Шаблон документа «Списки військового обліку (додаток 5), відомість (додаток 12) і повідомлення (додаток 4) в Excel»

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних (при відсутності інформації у ВОД)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних

Наказ про обов'язкове повідомлення про зміну облікових даних

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916))

Статті та консультації на тему:

Повідомлення ТЦК при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (заповнюємо додаток 4)

Повідомлення ТЦК про відсутність у ВОД відомостей: в якому документі та як прописати

Повідомлення ТЦК про відсутність інформації у ВОД: нові вимоги при прийнятті й звільненні

Зміна придатності працівника після ВЛК: чи подавати додаток 4 до ТЦК