Службові листи оформлюють на бланку листа з кутовим або поздовжнім розташуванням реквізитів. Про бланки ми обов’язково поговоримо в окремій публікації. Якщо ж на підприємстві не запроваджено бланк листа, то службовий лист можна оформити на стандартних аркушах паперу формату А4, дотримуючись вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (ДСТУ 4163:2020) та скориставшись уніфікованою формою (див. малюнок нижче).
Нагадаємо, що лист, оформлений як на бланку, так і на чистому аркуші паперу, повинен мати такі поля у міліметрах:
- 20 – верхнє та нижнє;
- 30 – ліве;
- 10 – праве.
Уніфікована форма службового листа
Склад та зміст реквізитів листа
На підприємстві – авторі службового листа, цей документ максимально може мати такий склад реквізитів згідно з ДСТУ 4163:2020 (напівжирним виділено обов’язкові для будь-якого листа реквізити):
- 02 – зображення емблеми підприємства або торгівельної марки (знака для товарів і послуг);
Примітка. Нумерацію реквізитів подаємо згідно з ДСТУ, для полегшення розуміння де саме може знаходитися відповідний реквізит – див. у ДСТУ відповідні малюнки із розміщенням реквізитів.
- 03 – найменування юридичної особи вищого рівня;
- 04 – найменування підприємства;
- 05 – найменування структурного підрозділу підприємства;
- 06 – довідкові дані про підприємство;
- 08 – код підприємства;
- 09 – назва виду документа (тільки для гарантійних листів);
- 10 – дата документа;
- 11 – реєстраційний індекс документа;
- 12 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
- 14 – гриф обмеження доступу до документа;
- 15 – адресат;
- 19 – заголовок до тексту документа;
- 20 – текст документа;
- 21 – відмітка про наявність додатків;
- 22 – підпис;
- 23 – відбиток печатки;
- 24 – віза документа;
- 27 – відомості про виконавця документа.
На підприємстві, якому адресовано службового листа, після отримання, опрацювання і виконання цього документа, до нього максимально можуть бути додані такі реквізити згідно з ДСТУ 4163:2020 (обов’язкові ми підсвітили напівжирним):
- 17 – резолюція;
- 18 – відмітка про контроль;
- 26 – відмітка про засвідчення копії документа;
- 29 – відмітка про виконання документа;
- 30 – відмітка про надходження документа на підприємство;
- 32 – відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.
Наголосимо, що ці вимоги стосуються як паперових, так і електронних листів.
Зміст та місце розташування реквізитів листа
Далі розглянемо зміст і місце розташування кожного реквізиту, а також умови, за наявності яких оформляють додаткові реквізити у службових листах.
Зображення емблеми підприємства або торгівельної марки (знака для товарів і послуг) відповідно до статуту підприємства розміщують з лівого боку від найменування підприємства або на верхньому полі бланка листа над найменуванням підприємства. Розміри такого зображення не обмежено. Втім згідно з ДСТУ 4163:2020 рекомендована висота зображення має бути не більшою за 17 мм.
Найменування юрособи вищого рівня вказують зазвичай у скороченій формі й тільки на бланку листа підпорядкованого підприємства.
Найменування підприємства зазначають повністю відповідно до статуту підприємства, а під повним найменуванням за наявності наводять скорочене найменування у дужках або без них.
Найменування структурного підрозділу підприємства зазначають лише тоді, коли структурний підрозділ (філія, управління, відділення тощо) є автором службового листа, і при цьому його керівник має право підписувати листи, що офіційно зафіксовано у положенні про відповідний підрозділ підприємства.
Довідкові дані про підприємство мають містити поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо). Цей реквізит розміщують нижче найменування підприємства або структурного підрозділу. Складові елементи поштової адреси зазначають у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс (див. Правила надання послуг поштового зв’язку, затверджені постановою КМУ від 05.03.2009 № 270).
Код підприємства визначають за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) і розміщують після довідкових даних про підприємство.
Назву виду документа у службовому листі не оформлюють, виняток становлять лише гарантійні листи.
Дату та реєстраційний індекс документа проставляють у день підписання службового листа.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь проставляють тільки у листі, який надсилають у відповідь на ініціативний лист сторонньої юридичної або фізичної особи.
Гриф обмеження доступу до документа оформлюють лише у листах, що містять інформацію з обмеженим доступом згідно із законодавством. Цей реквізит розміщують у правій частині верхнього поля листа над реквізитом «Адресат».
Адресатом листа можуть бути юридичні особи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, а також громадяни.
Заголовок до тексту містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту листа.
Текст містить інформацію, заради фіксування якої було створено службовий лист, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту листа.
Відмітку про наявність додатків обов’язково оформлюють у супровідних листах; в інших службових листах – у разі надсилання разом з листами інших видів документів з будь-яким носієм інформації. Цей реквізит розташовують під текстом документа.
Підпис у паперових листах містить назву посади особи, яка підписує лист, її особистий підпис, власне ім’я та прізвище, надруковане великими літерами. Електронні службові листи мають бути підписані кваліфікованими електронними підписами відповідних посадових осіб.
Відбиток печатки у паперових листах проставляють так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи у гарантійних листах та деяких інших службових листах, зміст яких стосується фінансових питань. Електронні листи засвідчують кваліфікованими електронними печатками.
Візу документа оформлюють у разі потреби на службових листах, зміст яких потребує внутрішнього погодження. Цей реквізит проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша листа, примірник якого залишається на підприємстві, що є автором цього листа.
Відомості про виконавця документа обов’язково зазначають в усіх вихідних листах. Цей реквізит містить прізвище, власне ім’я виконавця та номер його службового телефону і розташовується у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша листа.
Резолюцію проставляють рукописно безпосередньо на листі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі листа, призначеному для підшивання.
Відмітку про контроль проставляють на листах, узятих на контроль для забезпечення їх виконання в установлений термін.
Відмітку про засвідчення копії документа оформлюють лише у тому разі, коли з оригіналу листа виготовляють засвідчену копію (для надання цій копії юридичної сили).
Відмітку про виконання документа проставляють рукописно на виконаних паперових листах перед підкладенням їх до справи згідно з номенклатурою справ.
Відмітку про надходження документа на підприємство проставляють рукописно або з використанням штампа (автоматичного нумератора) у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу вхідного листа під час його реєстрації в день одержання.
Відмітку про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації проставляють у центрі нижнього поля першого аркуша службового листа у разі виготовлення з електронного листа засвідченої паперової копії або навпаки.
Чи обов’язково проставляти на службовому листі код форми документа? Цей реквізит також встановлений ДСТУ 4163:2020. Чим керуватися при визначенні цього коду?
Ні, необов’язково.
Відповідно до Класифікатора управлінської документації (НК 010:2021), затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 № 526, службовий лист має код форми 0101047 в уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації, що є одним з класів управлінської документації. Втім на практиці під час оформлення документів, зокрема службових листів, коди форм не застосовують, адже вони не мають жодного практичного значення. При розробленні нової редакції стандарту на оформлення організаційно-розпорядчої документації цей реквізит буде вилучено зі складу реквізитів.
Висновки
- Службові листи мають обов’язкові реквізити, що надають цьому документу юридичної сили, та додаткові, наявність яких залежить від виду листа.
- Крім реквізитів, оформлених на підприємстві – авторі службового листа, до цього документа додають реквізити за результатами його опрацювання і виконання на підприємстві – одержувачі.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства