Оформлення лікарняних: що має знати кадровик

Крок 1. Визначаємо відповідальних за призначення страхових виплат

З 1 січня 2023 року було викладено у новій редакції Закон України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105). Починаючи з цієї дати, рішення про призначення страхової виплати приймає страхувальник або уповноважена ним особами (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). 

Тож рішення про призначення або відмову в призначенні допомог за листками непрацездатності має приймати сам роботодавець (тобто страхувальник) або уповноважена ним особа (рис. 1).

Роботодавець самостійно може призначити уповноважених осіб з призначення страхових виплат.

Таке рішення слід оформити відповідним розпорядчим документом (наказ, розпорядження, інший документ). Це може бути одна чи кілька осіб, залежно від чисельності працівників у страхувальника, кількості страхових випадків тощо.

Як свідчить практика, визначають кілька уповноважених осіб (наприклад, з метою заміщення у разі відсутності когось з поважних причин), зокрема працівника бухгалтерії, кадрової служби або іншого підрозділу. Кількість уповноважених осіб визначає сам керівник підприємства (оскільки законодавством не встановлено вимог щодо кількості уповноважених осіб залежно від чисельності працівників). Також керівник приймає рішення, на кого саме будуть покладені такі повноваження.

Страхувальник або уповноважені ним особи повинні:

1. здійснювати контроль за правильністю нарахування і своєчасністю здійснення страхових виплат;
2. приймати рішення про відмову в призначенні або припинення страхових виплат (повністю або частково); 
3. розглядати підставу і правильність видавання документів, які є підставою для надання страхових виплат.

Крок 2. Строки, коли ЛН можна брати «в роботу»

Згідно зі ст. 23 Закону № 1105, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини або встановлення опіки над дитиною, листок непрацездатності (паперовий або електронний).

Якщо лікарняний нараховують суміснику, то підставою для призначення допомоги є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи.

Електронний листок непрацездатності (е-ЛН) формується (видається) за допомогою програмних засобів з електронного реєстру листків непрацездатності (далі – ЕРЛН, Реєстр) на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і реєструється за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності в Реєстрі електронних документів. 

Він є підставою для звільнення від роботи, оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності та призначення матеріального забезпечення і надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Роботодавець може отримати інформацію щодо е-ЛН свого працівника за допомогою вебпорталу електронних послуг ПФУ. Для цього потрібно відкрити пункт меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності», де можна здійснити пошук за такими параметрами:

1. номер листка непрацездатності;
2. період непрацездатності;
3. РНОКПП застрахованої особи;
4. включення до заяви-розрахунку.

Листок непрацездатності може мати в Реєстрі такі статуси:

1. закритий;
2. готовий до сплати (виданий);
3. помилково сформований;
4. недійсний;
5. оплачений.

Проте, якщо е-ЛН з’явився в кабінеті страхувальника, його не можна одразу брати «в роботу». Отже, відповідно до Наказу МОЗ від 17.06.2021 № 1234 «Про затвердження Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності» (далі – Наказ № 1234):

1. ЛН вважається виданим через 7 днів після дати закриття листка непрацездатності та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)».
2. ЛН з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності.

Отже, після того, як статус ЛН зміниться на «Готовий до сплати» (це відбудеться на 8 день), страхувальник може призначати страхові виплати та подавати заявку-розрахунок.

На законодавчому рівні не визначено, хто має займатися питаннями контролю надходження е-ЛН, передавання інформації про них до страхувальника чи уповноваженої особи, для прийняття рішення про призначення страхових виплат. Ці питання на кожному підприємстві вирішуються самостійно.

Як правило, готовий до сплати е-лікарняний друкується або залишається в електронному вигляді (за рішенням роботодавця).

Далі кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті коштом роботодавця та Фонду соціального страхування України. Зазначена інформація (за бажанням або визначенням роботодавця) формується у паперовому або електронному вигляді.

Потім е-ЛН, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, передаються страхувальнику або уповноваженій особі. 

Крок 3. Строки призначення страхових виплат страхувальником

Документи для призначення допомоги розглядаються у такі строки (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105):

1. по тимчасовій непрацездатності – не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження; 
2. по вагітності та пологах – не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження.

Крім того, слід звернути увагу на наступне. Страхові виплати здійснюють, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім'ї.

Крок 4. Оформлення рішення про призначення страхових виплат

Оскільки рішення про оплату лікарняних/декретних приймає страхувальник або уповноважена ним особа, то таке рішення необхідно оформлювати відповідним розпорядчим документом. Це може бути наказ, постанова, розпорядження, рішення тощо.

Якщо рішення про призначення допомоги по тимчасовій втраті працездатності, по вагітності та пологах, допомоги на поховання прийматиме сам керівник підприємства, то достатньо оформити таке рішення відповідним наказом (розпорядженням).

Якщо рішення про призначення страхових виплат будуть приймати уповноважені особи, то його можна оформити у вигляді протоколу засідання уповноважених із соціального страхування, взявши за основу протокол, затверджений Постановою ФСС від 19.07.2018 № 13 «Про затвердження Положення про комісію (уповноваженого) зі страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності» (далі – Постанова № 13).

Якщо страхувальник призначив тільки одну уповноважену особу, то оформлюйте його таким документом як «Рішення уповноваженого із соціального страхування».

Попри форму, за якою буде оформлюватися рішення про призначення страхових виплат, в цьому документі слід наводити таку інформацію:

1. дані про страхувальника, присутніх на засіданні членів комісії (або лише уповноваженого), номер протоколу (рішення) і дата його складання;
2. в разі призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах: ПІБ застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; номер е-лікарняного / номер і серія паперового листка непрацездатності; причина непрацездатності; період непрацездатності, кількість днів, що підлягають оплаті (зокрема і коштом ПФУ), розмір допомоги (%);
3. в разі призначення допомоги на поховання: ПІБ застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; документ, на підставі якого призначаються страхові виплати; розмір допомоги;
4. в разі відмови в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності: ПІБ застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; номер е-лікарняного / номер і серія паперового листка непрацездатності; період непрацездатності; кількість днів, що НЕ підлягають оплаті; причина відмови в призначенні виплат.

Крок 5. Нарахування страхових виплат, подання заяви-розрахунку та повідомлення про виплату

Цей крок більше стосується бухгалтерів, аніж кадрової служби, але він не менш важливий. 

Отже, підставою для фінансування страхувальників територіальними органами ПФУ є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Тож після того, як страхувальник (або уповноважені із соціального страхування) прийняв рішення про призначення або відмову у призначенні матзабезпечення, він передає рішення до бухгалтерії підприємства. Бухгалтерія на підставі паперового та/або е-лікарняного (чи його паперової роздруківки) та рішення страхувальника (або уповноважених із соціального страхування) нараховує лікарняні (декретні) та протягом 5 робочих днів оформлює заяву-розрахунок і подає до відділення ПФУ за місцем обліку. 

Заява-розрахунок подається страхувальником:

1. через вебпортал електронних послуг ПФУ; 
2. у паперовій формі разом з електронною формою на електронному носії інформації.

Територіальні органи ПФУ здійснюють фінансування страхувальників протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунку, навіть і в електронній формі.

Також протягом місяця з дня проведення виплат страхувальник має надіслати до ПФУ Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам.

Зверніть увагу, що форми заяви-розрахунку і повідомлення про виплату затверджені Порядком фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12.

Висновки

1. Рішення про призначення страхових виплат приймає страхувальник або уповноважена ним особа (особи).
2. Е-ЛН стає готовим до сплати через 7 днів з дня закриття ЛН (для ЛН по вагітності та пологах – з дня відкриття ЛН).
3. Страхувальник має прийняти рішення про оплату ЛН протягом 10 робочих днів (для допомоги по вагітності та пологах – протягом 3 робочих днів) з дня надходження документів.
4. Заяву-розрахунок слід подати протягом 5 робочих днів з дня прийняття рішення про оплату ЛН.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати (відмова через алкогольне сп'яніння)

Наказ про призначення страхових виплат за соціальним страхуванням (поховання)