Дві печатки на підприємстві: правові нюанси та рекомендації

На підприємстві може бути основна печатка. Тому якщо виготовили нову печатку, попередню необхідно знищити.

Питання використання печаток регламентує розд. 3 гл. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n121 ).

Право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду (далі - печатка установи) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється її правовим статусом (п. 1 гл. 3 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n121 ).

В інструкції з діловодства установи визначаються види і кількість печаток, штампів, що застосовуються, перелік документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати печаткою установи, та порядок застосування печаток (п. 3 гл. 3 розд. ІІ Правил).

Розпорядчим документом керівника установи визначаються порядок використання, місце зберігання печатки установи і посадові особи, відповідальні за її зберігання, а також перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються печаткою установи (п. 5 гл. 3 розд. ІІ Правил).

Облік усіх печаток та штампів, що застосовуються в установі, ведеться у журналі за формою, наведеною в додатку 2 до цих Правил.

Видача печаток, штампів посадовим особам здійснюється під підпис у відповідному журналі (п. 9 гл. 3 розд. ІІ Правил).

Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щороку комісією, призначеною розпорядчим документом керівника установи, та оформлюється актом (п. 11 гл. 3 розд ІІ Правил).

Тож щодо використання печаток має бути:

· Інструкція з діловодства;

· Наказ про порядок використання, місце зберігання печатки установи і посадові особи, відповідальні за її зберігання, а також перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються печаткою установи;

· Журнал обліку печаток;

· Акти перевірки наявності печатки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!