Продовжувати особову справу чи створити нову при повторному працевлаштуванні
На мою думку потрібно оформлювати нову особову справу. Ви укладаєте з працівником новий трудовий договір, тому слід оформити нову особову картку П-2 та особову справу. Форма № П-2 не пристосована для неодноразового прийняття та звільнення, адже її графа «Дата і причина звільнення (підстава)» є завершальною і розміщена наприкінці форми. Тобто при звільненні працівника ви закриваєте особову картку. Тож у разі повторного прийняття потрібно оформити нову особову картку П-2. Щодо особової справи, то нормативно-правовими актами це питання не врегульовано (за винятком порядку ведення особових справ державних службовців). Особливості оформлення первинних облікових документів та присвоєння табельних номерів працівникам, які повторно приймаються до тієї ж організації, мають бути визначені в локальних нормативних актах організації, що регулюють ведення кадрового діловодства та порядок табельного обліку (інструкція з діловодства, інструкція з кадрового діловодства, положення про табельний облік тощо).
Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника, зокрема біографічні дані, відомості про освіту, трудову діяльність, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення тощо.
Особливості оформлення первинних облікових документів та присвоєння табельних номерів працівникам, які повторно приймаються до тієї ж самої організації, мають бути визначені в локальних нормативних актах організації, що регулюють ведення кадрового діловодства та порядок табельного обліку. Продовження формування особових справ може бути доцільним у випадках, коли працівника повторно приймають на роботу через невеликий проміжок часу з моменту останнього звільнення, та за умови відсутності змін в особистих даних і нової інформації про трудову діяльність, наприклад коли для працівника-сумісника місце роботи стає основним або коли протягом певного часу особу кілька разів повторно приймають на роботу на час відсутності основних працівників (відпустки, тимчасова непрацездатність).
При повторному прийнятті працівника протягом двох років з моменту звільнення, не завжди доцільно продовжувати особову справу, яка ще зберігається в кадровій службі в «первісному» вигляді. Адже облікові документи особової справи містять застарілу інформацію, а отже, підлягають вилученню і новому оформленню, про що має бути зроблено відповідні відмітки у внутрішньому описі справи.
Крім того сформована особова справа може містити неактуальні документи (довідки МСЕК, строк дії яких сплинув, копії документів про навчання та здобуту кваліфікацію, які не мають відношення до теперішньої трудової функції працівника тощо), які не нестимуть необхідного інформаційного навантаження та лише збільшуватимуть обсяг справи. Проте підприємство може самостійно визначити можливість і порядок продовження формування особових справ, зафіксувавши відповідні норми у локальних нормативних документах, ураховуючи при цьому вимоги законодавства та специфіку організації документообігу в організації.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
