Вимоги до оригіналів документів між кадровиком і бухгалтером

Накази є первинними документами та мають зберігатися у відділі кадрів як основний документ щодо трудових відносин.

Бухгалтерія може отримати копії наказів для розрахунку заробітної плати чи відпускних.

Два оригінали одного наказу не можуть існувати, оскільки оригінал – це єдиний документ із підписами. На практиці оригінал – у кадровій службі. Копія – передається до бухгалтерії для виконання фінансових функцій.

Заява на відпустку є підставою для видання наказу на відпустку. Після розрахунку відпускних оригінал заяви зазвичай зберігається: у кадровій службі – як підтвердження узгодження відпустки, а у бухгалтерії може зберігатися копія заяви разом із розрахунковими документами.

Не є правильною практикою, коли оригінал заяви на відпустку передається в бухгалтерію, а кадровику залишається тільки копія. Варто затвердити інструкцію з діловодства, де чітко визначити:

• порядок зберігання оригіналів і копій документів;

• відповідальних осіб;

• процес передачі копій документів між відділами.

Таке рішення дозволить уникнути непорозумінь між відділом кадрів і бухгалтерією.

Раді допомогти, звертайтесь ще!