Відсутність підтвердження доставки може призвести до штрафних санкцій

Так, можуть визначити це як триваюче порушення, якщо не повідомляли про призначення, або не було дотримано строків надсилання повідомлення.

При проведенні документальної перевірки ТЦК перевіряється наявність та правильність ведення документів, що підтверджують дотримання строків повідомлення про призначення відповідальної особи. Перелік питань, які можуть бути предметом перевірки підприємства, наведено у п. 4 додатку 31 до Порядку № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20250101#Text

У Вашій ситуації важливими елементами є:

1. Термін повідомлення ТЦК та СП: Законодавство передбачає, що інформація про призначення відповідальної особи повинна бути подана у семиденний строк за формою згідно Додатку 1 Порядку 1487. При перевірці ТЦК, в першу чергу, звертає увагу на строк подачі повідомлення. Якщо повідомлення надіслано після встановленого терміну, це може стати підставою для зауважень. (п. 13 Порядку 1487)
2. Запис у вихідній документації: Якщо є лише запис про номер вихідної документації, цього може бути недостатньо, щоб підтвердити дотримання строку повідомлення. Потрібно надати підтвердження про фактичну дату відправлення (наприклад, це може бути квитанцію про відправлення, можливо в архіві відправлень в особистому кабінеті збереглася ця інформація).
3. Підтвердження від ТЦК: Якщо немає підтвердження про вручення листа в такому випадку, рекомендуємо також як варіант - звернутися до ТЦК про уточнення цієї інформації, чи можуть вони підтвердити факт його отримання

Раді допомогти, звертайтесь ще!