Оцифрування трудових книжок: правила для нових працівників та терміни
До 10.06.2026 перехідний період для оцифрування трудових книг. Є працівники , які приймаються і ще не мають трудових книг, чи потрібно нам їх заводити і оцифровувати. А також щодо працівників які прийняі після 10.06.2021 чи ми зобов'язані оцифровувати їхні трудові книги, бо часом людина і не знає чи в неї оцифрована книга.
Дякую.
Наразі облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудові книжки не беремо на зберігання, лише на вимогу працівників вносимо записи згідно ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314.
Громадянин, якого вперше приймають на роботу, має право просити оформити трудову книжку згідно ч. 3 ст. 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141. На вимогу працівника, якого вперше приймають на роботу, роботодавець оформляє трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу згідно ч. 2 ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314.
Але, якщо такої вимоги від працівника не має, то оформляти трудовому книжку не обов'язково, лише на вимогу.
Роботодавець може наповнити електронну трудову книжку працівників, подати відомості до ПФУ про працівника, або у вигляді хml-файлу додавши скан відповідного наказу про прийняття або через кнопку «Додати запис» і також додати скан-копію наказу про прийняття. Третій варіант, таку інформацію подасть бухгалтерія через об’єднану бухгалтерську звітність.
У роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядок подання відомостей про трудовудіяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1:
працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.
Відповідальності за не подання сканкопій трудових книжок немає.
Працівники, працевлаштовані після 10.06.2021 зберігають свої ТК вдома, роботодавець може допомогти працівникам і відсканувати їх ТК та відправити до ПФУ, якщо працівник принесе і попросить це зробити.
У п. 6 Порядку № 11-1 вказано: «Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово». Тобто якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування, то всі наступні записи вже не скануємо.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
