Як оформити прогул: співробітник не вийшов на роботу

Якщо працівник відсутній на роботу і вам не відомі причини, слід здійснити наступні кроки.

Найперший крок – табелюємо відсутність працівника літерним кодом «НЗ» та складаємо акт про відсутність працівника на роботі. Зразок Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

В акті фіксується кожен день прогулу! У ньому зазначають:

• дату та час;
• прізвища та посади працівників, які можуть підтвердити відсутність.

Доцільно, щоб було не менше 3 підписів. Це буде перший доказ у разі спору. Беремо пояснення від працівника

Якщо зв’язку з працівником немає, слід направити листа. Використовуйте адресу реєстрації або останню відому адресу проживання. Лист направляйте з описом вкладення та повідомленням про вручення.

У листі:

вкажіть дати, за які працівник повинен пояснити відсутність;
встановіть термін на надання відповіді. Це може бути 3–5 робочих днів з моменту отримання листа. Такий строк має бути достатнім та розумним.

Якщо лист не вручено і повернувся – зберігайте конверт, квитанцію та опис вкладення. Це буде підтвердженням вашої спроби контакту з працівником.

Варто зібрати й інші докази. Додатково можна:

надіслати листи на всі відомі адреси;
спробувати зв’язатись через e-mail або месенджери (обов’язково робіть скріншоти спроб зв’язку).

Докази мають бути чіткими, з датами та візуальними підтвердженнями. Зберігайте переписку, поштові документи та акти. Це може знадобитися при перевірці або судовому розгляді.

Якщо у визначений строк відповіді не надійшло, а факт вручення листа підтверджено – видають наказ про звільнення за прогул. Підстава – п. 4 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України. Обов’язково оформлюємо наказ у письмовій формі та вказуємо дату, з якої працівника звільнено.

Корисною буде стаття https://kadroland.com/news/189334-zvilnennya-za-progul-koli-dopustime-pid-cas-vojennogo-stanu

Раді допомогти, звертайтесь ще!