Обмін електронними документами: де прописати в трудовому договорі

Для регулювання електронного обміну документами з працівниками на підприємстві, потрібно прописати відповідні положення у таких внутрішніх документах:

- Порядок ведення електронного документообігу на підприємстві. Цей документ має детально описувати порядок створення, обміну, зберігання електронних документів (внутрішніх та зовнішніх); визначати роль та відповідальність працівників, що беруть участь у електронному документообігу; процедури використання електронного підпису, його отримання та застосування; способи та строки зберігання електронних документів.

- Правила внутрішнього трудового розпорядку. В них можна передбачити спрощену процедуру ознайомлення з документами, що надсилаються в електронному вигляді.

- Трудовий договір. В ньому можна прописати альтернативні способи обміну кадровою документацією (наприклад, електронною поштою, месенджерами).

Стаття 29 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175 містить норму щодо електронного обміну документами між роботодавцем та працівником, згідно з якою у трудових договорах за згодою сторін можна передбачити альтернативні способи ознайомлення працівників із наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов’язків.

Законодавець не обмежує роботодавця і працівника у виборі засобів для обміну кадровою інформацією. Тому, якщо немає ЕЦП, можливий інший варіант – спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку:

електронна пошта – корпоративна, приватна;
Viber, Telegram, WhatsApp та інші месенджери;
Facebook, Instagram та інші соціальні мережі.

Отже,у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника – через месенджери, електронну пошту тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!