Зміни у кадровому обліку: обов'язки, наслідки та інформування працівників

1) Якщо у Вас не змінювалася адреса, то немає.

2) Якщо будуть зміни, то потрібно.

3) Повідомлення поштою та/або засобами електронного зв'язку про зміну контактних даних роботодавця.

4) Без повідомлення про нову адресу та/або засоби зв'язку з роботодавцем, заяви та інші документи, надіслані працівником за попередніми даними, вважатимуться надісланими за належною адресою.

5-6) Так, потрібно.

1) Після реєстрації підприємства, до ЄДР потрібно подавати лише відомості щодо тих даних, які змінюються – приміром, щодо місцезнаходження підприємства, якщо Ви змінили адресу. У разі ж відсутності таких змін сама по собі ч. 3 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) не зобов'язує Вас наразі оновити всі дані в ЄДР – винятково у разі, якщо дані змінюватимуться.

2) Якщо будуть зміни у контактних даних, то про це необхідно повідомити працівників – адже у цьому і полягають нововведення, які зобов'язують як роботодавця, так і працівника не пізніше 10 днів повідомляти іншу сторону трудових відносин про зміну своїх контактних даних.

3) Яким саме чином працівників потрібно повідомляти про зміну контактних даних роботодавця, законодавством не визначено, тому Ви маєте вирішити це самостійно (можна затвердити внутрішнє Положення про обмін контактними даними). З практичної точки зору буде доцільно розсилати електронні повідомлення працівникам про зміну адреси, електронної пошти чи номерів телефонів підприємства або ж, якщо у Вас є корпоративний чат, розміщати таке повідомлення там.

4) Наслідком неповідомлення працівників про зміну контактних даних підприємства буде те, що усі їх заяви та інші документи, надіслані за попередніми контактними даними, вважатимуться надісланими за належною адресою – тож якщо, приміром, працівник за два тижні надішле заяву про звільнення за власним бажанням за «старою» електронною поштою підприємства, вона вважатиметься надісланою належним чином і Ви будете зобов'язані провести таке звільнення через два тижні – навіть якщо таку заяву у вказаний час не отримали (Ваше виправдання, що заяву слід було надсилати за новою електронною поштою не матиме значення – Ви не повідомили про це працівника, а сам він не повинен був це з'ясовувати перед відправленням заяви).

5-6) Працівників потрібно ознайомити про необхідність інформування щодо зміни контактних даних шляхом або індивідуальних повідомлень, або виданням наказу та ознайомлення з ним (зразки відповідних повідомлень та наказу є у нашому розділі «Документи» за посиланнями: https://api.kadroland.com/documents/download/10941 (повідомлення), https://api.kadroland.com/documents/download/11046 (наказ)). Працівникам, яких тривалий час немає на роботі, надішліть повідомлення чи копію наказу за місцем їх реєстрації та/або проживання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!