Виправлення помилок при переведенні працівниці та звітності

Добрий день. Працівниця пішла у відпустку по вагітності та пологах. Вона займала посаду головного адміністратора. На її місце була переведена інша працівниця. Працівниця, що перебувала у відпусці по вагітності та пологах пішла у відпустку по догляду за дитиною до 3-х років. Як бути з наказом і заявою працівниці, що переведена на її місце вже на час відпустки по догляду за дитиною. Бо ми такий наказ не зробили і заяву не брали. Як виправити помилку.

---