Для кадрових заяв і документів тривалого зберігання краще уникати штампів для візування.

Правила № 1000/5 не забороняють прямо використання штампів для внутрішніх відміток, але і не регламентують їх для документів тривалого зберігання. За рекомендацією архівних фахівців, штампи можна застосовувати лише для документів тимчасового зберігання (до 10 років) для кадрових документів (75 років) — не рекомендується, бо з часом текст штампа може вицвісти, що ускладнить роботу з документами у майбутньому.

Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163:2020 і включає: особистий підпис, власне ім’я і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування.

Резолюцію потрібно оформити згідно п. 5.17 ДСТУ 4163:2020.

Наприклад:

"Прізвище Власне ім'я (кому)Прошу підготувати проект наказу про прийняття до __.__.20__Особистий підпис (керівника) Дата".

Резолюція – це вказівка щодо виконання документа, яку проставляє на документі керівник підприємства чи інша посадова особа, уповноважена давати вказівки і розпорядження. Склад реквізиту «Резолюція» не залежить від виду документа, на якому проставляється резолюція (заява про прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпустки, лист, скарга тощо).

До складу реквізиту «Резолюція» входять:

1) прізвище, ініціали посадової особи (у давальному відмінку);

2) зміст доручення;

3) термін виконання (за необхідності);

4) особистий підпис керівника;

5) дата.

Наприклад:

Начальнику відділу кадрів

Кравчук Світлані

підготувати наказ про надання щорічної відпустки Іванова

Бойко

24.04.2025

Раді допомогти, звертайтесь ще!