Оформлення видачі трудових книжок співробітникам для оцифрування

Так, якщо на підприємстві немає кадровика, а трудові книжки потрібно видати працівникам для подання в ПФУ (Пенсійний фонд України) з метою оцифрування, то це потрібно зробити офіційно і під підпис, щоб уникнути будь-яких ризиків або втрати документів.

1. Видання наказу про тимчасову видачу трудових книжок працівникам

Наказ (розпорядження) оформлюється у довільній формі.

Зразок наказу:
«Про тимчасову видачу трудових книжок працівникам для оцифрування
У зв’язку з необхідністю подання працівниками трудових книжок до органів Пенсійного фонду України для їх оцифрування,
НАКАЗУЮ:
1. Видати працівникам трудові книжки для подання до ПФУ з метою оцифрування.
2. Працівники зобов’язані повернути трудову книжку до відділу кадрів / бухгалтерії / відповідальної особи не пізніше ніж через 5 (п’ять) робочих днів після подання до ПФУ.
3. Відповідальною за видачу та прийом трудових книжок призначити: [ПІБ, посада – наприклад, бухгалтера або іншу особу].»
2. Дайте працівникам коротку інструкцію:
· Взяти трудову книжку в офісі під підпис.

· Прийти до відділення Пенсійного фонду (ПФУ) з паспортом і книжкою.

· Подати на оцифрування.

· Повернути трудову до офісу в термін, вказаний у наказі.

3. Якщо працівник не повернув трудову книжку, роботодавець має право:
· письмово нагадати (лист, повідомлення),

· у разі відмови або втрати — оформити акт про втрату,

· звільнення або штраф за це — не допускаються, якщо немає злого наміру.

Раді допомогти, звертайтесь ще!