Хто і як має сканувати трудові книжки працівників

Добрий день. Хто має сканувати трудову книжку працівників? К коректно це зробити? Які дані мають відображатися у особистому кабінеті пенсійного фонду (чи достатньо дпних при прийняття на роботу, чи мають бути всі записи про переведення з посади напосаду)?

НК

Надія, консультант

експерт

20.11.2025 | 00:00

Очікує відповідь

Сканування трудових книжок працівників для створення їхніх електронних версій (е-трудових книжок) можуть здійснювати як роботодавці, так і самі працівники.

Юридичні особи, які зберігають трудові книжки працівників, мають можливість їх сканувати та подавати до Пенсійного фонду України (ПФУ). Відповідальність за організацію цього процесу покладається на керівника підприємства.
Також будь-який працівник може самостійно оцифрувати свою трудову книжку через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ, авторизувавшись за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису), BankID або "Дія.Підпис".

Процедура подання скан-копій здійснюється через вебпортал ПФУ.
Відповідно до п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text визначено, що:

скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Процес подання:
Авторизуватися на вебпорталі ПФУ.
У розділі "Комунікації з ПФУ" обрати сервіс "Відомості про трудову діяльність робітника" або "Відомості про трудові відносини".
Заповнити форму звернення (вказати РНОКПП та ПІБ).
Завантажити підготовлені файли.
Підтвердити заяву своїм кваліфікованим електронним підписом (КЕП)

Подавати сканкопію можна як одним файлом, так і кожну сторінку окремо

В особистому кабінеті ПФУ має відображатися повна інформація про трудову діяльність працівника на основі поданих скан-копій. Необхідно внести всі записи про прийняття на роботу, переведення з посади на посаду, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
За потреби, можна також додавати скановані копії інших документів, що підтверджують стаж (накази, довідки, дипломи тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату