Зміна прізвища відповідальної особи: чи потрібно оновлювати наказ

Зміни в кадрових документах через зміну прізвища проводять на підставі копій документів, що підтверджують таку зміну (копії свідоцтва про шлюб, паспорта з новим прізвищем, реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем)

На це зокрема вказує п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Радимо проводити зміни після надання працівницею нового документу, який посвідчує особу (паспорта).

Варто нагадати: працівниця, яка змінила прізвище після заміжжя має протягом місяця обміняти паспорт (п. 25 гл. 2 р. ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Мінюсту від 18.10.2000 № 52/5).

Тобто, спершу працівниця змінює свої особисті документи, а вже потім повідомляє роботодавця про зміну прізвища, шляхом подання відповідної заяви та надання копії документів (бажано із зазначенням дати їх надання, якщо буде відсутня заява, оскільки вона не обов'язкова).

На підставі паспорта та інших документів, зокрема свідоцтва про шлюб, видають наказ, і вносять зміни до кадрових і бухгалтерських документів.

Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)
Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища) Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Алгоритм дій:

1.Працівниця, яка змінила прізвище, повинна подати на ім'я керівника заяву про внесення змін до облікових документів та надати копії підтверджуючих документів (свідоцтво про шлюб, новий паспорт).
2.На підставі заяви керівник видає наказ про внесення змін до попереднього наказу про призначення відповідальної особи.

Це не новий наказ про призначення, а саме наказ про оновлення даних у вже чинному.
Після видання наказу варто повідомити ТЦК та СП за місцем реєстрації підприємства про зміну даних відповідальної особи.

Для цього потрібно подати нове Повідомлення за формою, наведеною у Додатку 1 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від

Не забудьте оновити прізвище відповідальної особи у всіх внутрішніх документах, де вона фігурує (наприклад, у планах роботи з військового обліку, списках персонального військового обліку тощо).

Зразок наказу
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ВЕРЕСЕНЬ» (ТОВ «ВЕРЕСЕНЬ»)

Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

01.12.2025 м. Київ № 115-к

Про внесення змін до наказу про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку

У зв’язку зі зміною прізвища відповідальною особою за ведення військового обліку, інспектором з кадрів СОНЕЧКО Тетяною Петрівною, на прізвище «ВІТЕРЕЦЬ» (підстава: заява Тетяни Сонечко від 01.12.2025, копія свідоцтва про шлюб серія І-БК №123456 від 25.11.2025), та керуючись Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487,

НАКАЗУЮ:

1.Внести зміни до наказу від 10.05.2024 № 45-к «Про покладення обов’язків щодо ведення військового обліку», а саме: у тексті наказу прізвище, ім'я та по батькові відповідальної особи «СОНЕЧКО Тетяна Петрівна» замінити на «ВІТЕРЕЦЬ Тетяна Петрівна».
2.Вважати відповідальною за ведення військового обліку на підприємстві інспектора з кадрів МЕЛЬНИК Тетяну Петрівну.
3.Надіслати до (вказати назву) районного у місті Києві територіального центру комплектування та соціальної підтримки Повідомлення про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку з оновленими даними у строк до 08.12.2025.
4.Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор Підпис Петро ТУЧА

З наказом ознайомлена: Підпис Тетяна СОНЕЧКО 01.12.2025

Раді допомогти, звертайтесь ще!