Перехід на електронний кадровий облік: питання архівування документів

Добрий день. Сервіс Вчасно пропонує послугу ведення кадрового обліку в електронному вигляді (заяви, накази і т.д.). Начебто все дуже зручно, плюс економія ресурсів витратних матеріалів (папір, файли, фарба) та ще й екологію зберігаємо.
Але постає питання. Якщо підприємство припиняє свою роботу та закривається, то яким чином в такому випадку передаються кадрові документи до Архіву? Їх доведеться роздруковувати з усіма розшифрованими ключами та формувати паперові справи?
Чи можливо якоюсь нормою законодавства відмовити власника підприємства вести кадрові документи тільки в електронному вигляді без друку паперових документів?

КЕ

Консультант Еліна

експерт

04.12.2025 | 15:10

Очікує відповідь

Радимо скористатися послугою Вчасно та спробувати перейти на електронний кадровий документообіг.

Документи тимчасового строку зберігання, зокрема електронні заяви працівників з різних питань, графіки відпусток, повідомлення, кадрові накази про надання щорічних основних і додаткових відпусток, а також відпусток на навчання – роздруковувати не потрібно, бо вони мають тимчасовий строк зберігання – 1 рік, 3 роки, 5 років. Їх достатньо зберігати лише в електронній формі.

А от з електронних особових карток (форма П-2) та усіх кадрових наказів тривалого (понад 10 років) строку зберігання згідно з вимогами законодавства про електронні документи та електронний документообіг слід виготовляти засвідчені паперові копії, незалежно від того, яким сервісом Ви користуєтеся: Вчасно або іншою СЕД.

Отже, з електронних документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, що мають тимчасовий строк зберігання, виготовлення паперових копій не передбачається.

Лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач виготовляє паперові копії таких документів, які він засвідчує (абзац сьомий ст. 193 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF?find=1&text=%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%96%D0%B9#n481)

У разі припинення юрособи ці засвідчені належним чином копії будуть передані в архів. Але зараз державні архіви (напевно й трудові архіви) почали приймати на зберігання електронні документи також. Це питання більш детально Ви можете з"ясувати з куратором Вашої юрособи, в якій перебуваєте на обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

РУ

Урсул Римма Іванівна

10.05.2026 | 07:03

Трудові книжки

Відповідь надано