Впровадження військового обліку: дії при відмові працівників надавати документи

Ні, ви не можете одразу звільнити працівників за відмову надати військово-обліковий документ (ВОД).

Ваші правильні дії:

Видати офіційний наказ по підприємству про необхідність надання ВОД для ведення військового обліку.
Ознайомити з ним усіх працівників під підпис.
Щодо тих, хто відмовляється, повідомити відповідний Територіальний центр комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) про порушення ними правил військового обліку.

1. Щодо відмови працівників надавати документи та використовувати «Резерв+»
Працівники зобов'язані надавати роботодавцю свої військово-облікові документи для ведення персонального військового обліку. Водночас важливо розуміти статус різних форм ВОД:

Паперові та електронні ВОД мають однакову юридичну силу.

З 16 грудня 2025 року основною формою військово-облікового документа став електронний (Резерв-ID), однак раніше видані паперові документи (військові квитки, тимчасові посвідчення, приписні) залишаються чинними, доки в облікових даних працівника не відбудуться зміни.
Працівник не зобов'язаний використовувати саме «Резерв+». Якщо у нього є чинний паперовий ВОД, він може надати копію цього документа. Вимагати від нього згенерувати електронний документ ви не можете. Проблема виникає, якщо працівник не надає жодного документа.

2. Чи можна звільнити таких працівників?
Прямої підстави для звільнення в Кодексі законів про працю за «ненадання військово-облікового документа» немає. Звільнення є крайнім заходом і можливе лише за порушення трудової дисципліни.

Треба:

Видайте наказ по підприємству. Складіть наказ про організацію ведення військового обліку, в якому зобов'яжіть усіх працівників у визначений термін (наприклад, до кінця грудня 2025 року) надати відповідальній особі копії своїх військово-облікових документів (паперових або роздруківку електронних).
Ознайомте працівників з наказом. Кожен працівник має ознайомитися з наказом під підпис. Це підтвердить, що його поінформували про обов'язок.
Задокументуйте відмову. Якщо працівник відмовляється надавати документ та/або підписувати наказ про ознайомлення, складіть відповідний акт за участю кількох свідків (наприклад, іншого кадровика, юриста, керівника відділу).
Ваш головний обов'язок як роботодавця — інформувати ТЦК про порушників правил військового обліку. Ви маєте направити до ТЦК, де перебуває на обліку працівник, повідомлення про осіб, які відмовляються надавати ВОД. Це перекладає відповідальність за притягнення працівника до порядку на компетентний орган.
Звільнення можливе лише як наслідок невиконання законного розпорядження роботодавця, що є порушенням трудової дисципліни. Однак це складна процедура, яка вимагає дотримання строків, наявності доган та може бути оскаржена в суді. Тому інформування ТЦК є більш безпечним та правильним шляхом.

3. Алгоритм дій для впровадження військового обліку «з нуля»
Оскільки ви починаєте вести облік з самого початку, ось базові кроки, які необхідно зробити:

Призначити відповідальну особу. Керівник має видати наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку. Якщо на обліку менше 500 військовозобов'язаних, ці обов'язки можна покласти на працівника кадрової служби з доплатою до 50% посадового окладу.
Повідомити ТЦК про призначення. Протягом 7 днів з дати видання наказу потрібно надіслати до ТЦК, на території відповідальності якого знаходиться ваше підприємство, Повідомлення про призначення відповідальної особи (форма згідно з додатком 1 до Порядку організації та ведення військового обліку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487).
Організувати місце для роботи. Розмістити на видному місці Правила військового обліку (додаток 2 до Порядку № 1487).
Зібрати дані. Видати наказ про надання працівниками ВОД, про який йшлося вище.
Сформувати Списки персонального військового обліку. На підставі отриманих документів потрібно скласти Списки за формою з додатка 5 до Порядку № 1487. Щодо працівників, які не надали документи, ви все одно включаєте їх до списків, але у графі для приміток можете зазначити «військово-обліковий документ не надано».
Завести Відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку № 1487) та інші необхідні журнали.
До 5 січня вам потрібно мати затверджені Списки, навіть якщо вони будуть неповними через відмову деяких працівників. Головне — задокументувати ваші спроби отримати документи та факт повідомлення ТЦК про порушників.

Раді допомогти, звертайтесь ще!