Реєстрація наказів з військового обліку: можливості та ризики

Накази з питань військового обліку поділяються на дві основні групи:

з основної діяльності (організаційні);
з кадрових питань (щодо конкретних працівників).

Більшість організаційних документів з військового обліку мають строк зберігання 5 років, тоді як накази про мобілізацію працівників зберігаються 75 років.

Накази з основної діяльності

Ці накази стосуються організації процесу на підприємстві загалом. Згідно з наказом Мін'юсту від 14.03.2025 №748/5 (ст. 668 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5) документи з організації та ведення військового обліку зберігаються 5 років.

До них відносяться накази:

про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік;
про затвердження планів перевірок стану військового обліку;
про визначення потреби у підвищенні кваліфікації;
про затвердження графіка внутрішнього звіряння.

Накази з кадрових питань (особового складу)

Про мобілізацію працівника (увільнення від роботи у зв'язку з призовом) – наказ з кадрових питань тривалого зберігання. Його строк зберігання – 75 років.
Про направлення на медичну комісію (ВЛК) або уточнення даних (увільнення зі збереженням заробітку) – наказ з кадрових питань тимчасового зберігання. Він зберігається впродовж 5 років.

Також серед наказів, що стосуються військового обліку:

Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку:
якщо це окрема посада або призначення з доплатою – це наказ з кадрових питань (75 років);
якщо це просто розподіл обов'язків без зміни оплати – може належати до основної діяльності (5 років), але безпечніше зберігати 75 років як частину особової справи.
Накази про оповіщення працівників (коли ТЦК надсилає розпорядження про виклик), ці накази з основної діяльності, строк зберігання – 5 років.

Документи щодо бронювання (списки, пропозиції, звіти). Строк зберігання – 5 років.

Хоча вам здається, що в одному журналі шукати легше, для перевіряючого з ТЦК та СП це навпаки створює незручності:

Інспектор ТЦК має право перевіряти лише документи з військового обліку. Якщо вони змішані з наказами про звільнення, преміювання чи відпустки, ви змушені показувати конфіденційну кадрову інформацію, яка не стосується перевірки.
Порядок №1487 (п. 82, додаток 31) передбачає перевірку саме «Журналу реєстрації наказів щодо військового обліку» або відповідних справ. Наявність окремого журналу — це показник високої якості ведення обліку.
Як зробити правильно:
Створіть окрему групу наказів саме для військового обліку.
Запровадьте окремий літерний індекс, наприклад: «-ВО» (військовий облік) або «-ВОб».
Заведіть окремий журнал реєстрації для цих наказів.
Формуйте їх в окрему папку (справу) згідно з вашою номенклатурою справ.

Отже, для уникнення зауважень під час перевірок ТЦК та архівних установ, ведіть ці накази окремо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!