Сформування справи з військового обліку: важливі нюанси та вимоги

Радимо зберігати всі копії паперових ВОД у справі разом зі Списками військового обліку протягом 3 років.

Оновленим пунктом 37 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 визначено:

"Списки формуються у справу та зберігаються разом із копіями військово-облікових документів у паперовій формі або військово-облікових документів в електронній формі (у тому числі роздрукованих) призовників, військовозобов’язаних та резервістів."

Отже, наразі маємо вести одну справу, в якій зберігаємо копії паперових ВОД і роздруківки військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Разом з тим, з 16.12.2025 діють також зміни до Постанови КМУ 559, в яких зазначено, що у разі невідповідності відомостей, зазначених у військово-обліковому документі у паперовій формі (зокрема відомостей, зазначених у посвідченні призовника, тимчасовому посвідченні військовозобов’язаного, військовому квитку), відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, призовник, військовозобов’язаний або резервіст, що перебуває на обліку в ТЦК, повинен сформувати військово-обліковий документ в електронній формі. Зміни у військово-облікові документи у паперовій формі зазначених громадян України не вносяться, а військово-облікові документи у паперовій формі, відомості в яких не відповідають відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, вважаються недійсними.

Тобто, в разі невідповідності відомостей старих паперових документів відомостям реєстру «Оберіг», (їх можна побачити в роздруківці «Резерв+»), паперові документи вважаються недійсними. І в Списки маємо внеси інформацію вже з Резерв ID.
Але доцільно продовжувати зберігати ці копії разом зі списками й роздруківками з «Резерв+», адже строк зберігання ВОД – 3 роки.
Такий підхід підтвердить достовірність та актуальність даних у Списках, а також своєчасність внесених змін до Списків.

Якщо у працівника наявний лише паперовий військово-обліковий документ старого зразка і електронний ВОД відсутній, для заповнення Списків використовуються дані саме цього паперового документа як єдиного наявного.

Крім того законодавство не забороняє одночасно використовувати чинний паперовий військово-обліковий документ й електронний ВОД, зокрема роздрукований (лист Командування Сухопутних військ ЗСУ від 10.09.2025 № 116/2/1/6/85994).

У разі якщо працівник не надає електронний ВОД, актуальні відомості можуть бути уточнені під час звіряння з обліковими даними ТЦК та СП із подальшим внесенням змін до Списків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!