Підписання наказів: ручка чи КЕП — правові нюанси

Таких ситуацій бажано уникати, особливо під час підписання розпорядчих документів.
Роботодавцю доцільно визначити порядок створення та підписання наказів:
– або запровадити електронний документообіг, створювати електронні накази, підписувати їх КЕП або УЕП та формувати електронні справи;
– або видавати паперові накази, підписувати їх власноруч та реєструвати у відповідних журналах реєстрації.

Водночас законодавство не забороняє використання обох форм документів за умови належного врегулювання такого порядку в Інструкції з діловодства, Положенні про електронний документообіг чи іншому локальному акті.

У разі неврегульованого «змішування» форм можливі ризики порушення порядку реєстрації наказів та правил формування справ.

Електронні накази реєструються в автоматизованій реєстраційно-моніторинговій картці (РМК), яка містить інформацію про електронний документ — дату, реєстраційний індекс, виконавця, погоджувачів та підписувача.

Раді допомогти, звертайтесь ще!